BPMN das smarte Workflow-Tool

Neulich fragte mich ein Produktmanager: „BPMN klingt nach einem weiteren IT-Monster. Brauche ich wirklich noch ein Tool, das nur Techniker verstehen?“

Meine Antwort überraschte ihn: „BPMN ist das Gegenteil. Es ist das erste Workflow-Tool, das Sie ohne IT-Abteilung bedienen können.“

Nach 20 Minuten Live-Demo hatte er seinen ersten Produktfreigabe-Workflow gebaut. Ohne eine Zeile Code. Ohne IT-Ticket. Ohne monatelange Implementierung.

 

Warum 90 Prozent aller Workflow-Tools in PIM-Umgebungen scheitern

Die meisten Workflow-Lösungen fallen in zwei Kategorien und beide stoßen schnell an ihre Grenzen:

Kategorie 1: Die „Einfachen“

• Zapier, Microsoft Power Automate, einfache If-This-Then-That Tools
• Das Problem: Können keine komplexen Produktprozesse abbilden
• Realität: Sobald Sie mehr als 3 Entscheidungspunkte haben, wird es chaotisch
• PIM-Problem: Keine native Integration – Produktdaten müssen über APIs „herausgezogen“ werden

Kategorie 2: Die „Mächtigen“

• SAP Workflow, Oracle BPM, IBM Business Process Manager
• Das Problem: Brauchen IT-Experten für jede Änderung
• Realität: 6 Monate Setup, 50.000€ Budget, trotzdem unflexibel
• PIM-Problem: Leben in separaten Systemen – PIM-Daten sind „Fremdkörper“

 

Das Integrations-Dilemma

Der eigentliche Schmerzpunkt liegt in der Integration: Externe Workflow-Tools verstehen Ihre Produktdaten nicht. Sie sehen nur „generische Datensätze“ statt Produktmerkmale, Kategorien, Varianten und Qualitätsregeln.

Die Folge: Stundenlange Mapping-Arbeit, um dem Workflow beizubringen, was ein „Produkttyp“ ist oder wie „Datenqualität“ gemessen wird.

BPMN in der ATAMYA Product Cloud löst beide Probleme elegant: Visuell wie ein Flowchart, mächtig wie Enterprise-Software und vollständig in Ihre Produktdaten integriert. Die Workflow-Engine arbeitet direkt mit den echten Produktdaten im PIM-System.

 

Der 20-Minuten-Workflow: Live-Aufbau in der ATAMYA Product Cloud

Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie moderne PIM-Automation aussieht. Wir bauen gemeinsam eine intelligente Produktfreigabe - vom ersten Klick bis zur fertigen Automation.

Unser Szenario:

Ein neues Produkt wird angelegt → automatische Qualitätsprüfung → parallele Bearbeitung durch verschiedene Teams → finale Freigabe mit Datenblatt-Generierung. Die Grafik zu diese Workflow finden Sie unter Schritt 5.

 

Schritt 1: Der Start-Trigger (2 Minuten)

Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser: in unserem Beispiel ist das die Erstellung eines neuen Produkts. Sobald ein Produkt angelegt wird, startet der Prozess automatisch. In der ATAMYA Product Cloud wird dieser Auslöser als Signal Start-Event umgesetzt und das geht ganz einfach:

Dazu ziehen Sie im Workflow-Editor ein Start-Event auf die Arbeitsfläche, ändern es in ein Signal-Start-Event (Dreieck-Symbol) und wählen anschließend das Signal „businessObjectCreated“ aus.

Ab diesem Moment gilt: Jedes Mal, wenn ein Produkt erstellt wird (ob manuell, per Import oder API), startet der Workflow automatisch. So entsteht mit nur wenigen Klicks ein intelligenter Startpunkt, der die Automatisierung zuverlässig in Gang setzt. Und das ohne Programmierung und ohne IT-Aufwand.

 

Schritt 2: Intelligente Weichenstellung (5 Minuten)

Im nächsten Schritt entscheidet der Workflow automatisch, welchen Weg ein neues Produkt nimmt. Über ein sogenanntes Exclusive Gateway wird geprüft, ob es sich um ein Standardprodukt handelt oder um eine Sonderentwicklung. Standardprodukte durchlaufen den Express-Workflow, während alle anderen zunächst eine manuelle Vorabprüfung durch das Produktmanagement durchlaufen.

In der ATAMYA Product Cloud lässt sich diese Logik ganz einfach definieren mit folgender Bedingung: ${masterDataService.getBusiness­ObjectAttribute(businessObjectId, domainId, „produkttyp“) == ’standard‘}

Damit wird klar festgelegt: Standardprodukte gehen direkt in die parallele Bearbeitung, alle übrigen werden zunächst geprüft und anschließend weitergeleitet. Das sorgt für Transparenz, Effizienz und fehlerfreie Abläufe, ohne dass technisches Know-how erforderlich ist.

 

Schritt 3: Parallele Power (8 Minuten)

Im dritten Schritt laufen mehrere Aufgaben gleichzeitig ab. Über ein Parallel Gateway werden drei Prozesse gestartet:

• eine automatische Kategorisierung (Service Task),
• der Start der DeepL-Übersetzung (Service Task),
• und ein Marketing-Review (User Task), das dem entsprechenden Team zugewiesen wird.

Die Service Tasks laufen vollautomatisch im Hintergrund, während der User Task an das Marketing-Team zugewiesen wird. Das System wartet, bis alle drei Aufgaben abgeschlossen sind, bevor es weitergeht.

Weil die Aufgaben parallel laufen, sinkt die Bearbeitungszeit deutlich: Statt rund 90 Minuten dauert der gesamte Abschnitt nur etwa 30 Minuten.

 

Schritt 4: Intelligente Qualitätsprüfung (3 Minuten)

Bevor ein Produkt freigegeben wird, prüft der Workflow automatisch die Datenqualität.

Ein Exclusive Gateway legt anschließend fest, welche Richtung der Workflow nimmt: Wenn Fehler vorhanden sind, wird das Produkt zur Nachbearbeitung an das Produktmanagement zurückgegeben. Sind keine Fehler gefunden, folgt die Freigabe und die Datenblatt-Generierung.

Die Automation-Logik lautet: ${masterDataService.getBusiness­ObjectQualityResult­(businessObjectId, domainId).summary.errors > 0}

Übersetzt: Das Gateway prüft automatisch die Datenqualität des Produkts und leitet nur fehlerfreie Produkte zur Freigabe weiter.

 

Schritt 5: Der Automatisierungs-Turbo (2 Minuten)

Zum Abschluss führt der Workflow drei automatisierte Aufgaben hintereinander aus: Zuerst wird das Produkt aktiviert, anschließend das Datenblatt generiert, und zum Schluss erfolgt die Synchronisation in den Online-Shop.

Diese Schritte laufen vollautomatisch in der ATAMYA Product Cloud ab, ganz ohne manuelles Eingreifen. So entsteht ein durchgängiger, effizienter Freigabeprozess, der Wochen an Koordinationsarbeit spart und die Datenqualität nachhaltig verbessert.

Manuell dauert der gesamte Prozess rund sechs Wochen – begleitet von über 15 E-Mail-Schleifen, 23 manuellen Arbeitsschritten und einer Fehlerquote von 40 Prozent im ersten Durchlauf.

Dank BPMN Automation wird dieser Ablauf vollständig automatisiert: So liegt die Durchlaufzeit bei nur zwei Tagen, es gibt keine E-Mail-Abstimmungen mehr, nur noch drei manuelle Eingabepunkte und die Nachkorrekturquote sinkt auf gerade einmal fünf Prozent.

 

Warum BPMN in PIM-Umgebungen?

Das fragen mich Kunden oft: „Warum BPMN und nicht einfachere Workflow-Tools?“

Die Antwort liegt in der universellen Verständlichkeit:

BPMN ist ein internationaler Standard (ISO/IEC 19510) - und genau das macht ihn so wertvoll.

Business-Seite versteht es sofort: Produktmanager:innen erkennen Prozessschritte auf Anhieb, das Marketing sieht klar ihre Aufgaben im Workflow, und das Management identifiziert Bottlenecks und Optimierungspotenziale auf einen Blick.

IT-Seite kann direkt arbeiten: Entwickler:innen verstehen die Implementierungsanforderungen, Systemarchitekt:innen sehen Integrationspunkte, und DevOps-Teams können das Performance-Monitoring ohne Übersetzungsschleifen einrichten.

Keine „Übersetzungsarbeit“ zwischen Abteilungen mehr:

Statt endloser Meetings über „Was macht der Workflow eigentlich?“ zeigen Sie einfach das BPMN-Diagramm. Jede Abteilung versteht es, kann mitreden und Verbesserungsvorschläge vorschlagen.

Das Ergebnis: Workflows werden nicht mehr in IT-Silos entwickelt, sondern gemeinsam von Business und IT optimiert.

 

Der Produktmanagement-Perspektive: Was Sie wirklich brauchen

Nach über 20 Jahren Projekterfahrung weiß ich: Produktmanager:innen wollen Kontrolle, nicht Komplexität.

Was Sie brauchen:

• Sofort verständliche Workflows
• Schnelle Anpassungen ohne IT-Tickets
• Klare Übersicht über Prozessstatus
• Flexibilität für verschiedene Produkttypen

Was Sie NICHT brauchen:

• Programmierkenntnisse
• Monatelange Implementierungen
• Starre Templates ohne Anpassungsmöglichkeiten
• IT-Abhängigkeit bei jeder Änderung

BPMN in ATAMYA Product Cloud liefert genau das: Die Power von Enterprise-BPMN mit der Benutzerfreundlichkeit eines modernen Tools.

 

BPMN-Grundlagen: Die 5 Symbole, die Sie kennen müssen

Für Ihren Workflow-Erfolg brauchen Sie nur fünf BPMN-Symbole zu verstehen:

1. Kreis = Start/Ende Events
2. Rechteck mit Person = User Tasks (manuelle Aufgaben)
3. Rechteck mit Zahnrädern = Service Tasks (automatische Aufgaben)
4. Raute mit X = Exclusive Gateway (Entscheidung)
5. Raute mit + = Parallel Gateway (gleichzeitige Abläufe)

 

 

Das war’s. Mit diesen fünf Symbolen können Sie rund 80 Prozent aller Produktprozesse modellieren.

 

Ihre nächsten 30 Minuten: Der Quick-Start

Und nun eine kleine Aufgabe für Sie: Nehmen Sie Ihren häufigsten Produktprozess und zeichnen Sie ihn als BPMN-Diagramm. Auf Papier. Mit Symbolen:

• Kreise = Start/Ende
• Rechtecke = Manuelle Aufgaben
• Zahnräder = Automatische Aktionen
• Diamanten = Entscheidungen
• Plus = Parallel-Bearbeitung

Sie werden zwei Dinge feststellen:

1. Ihr Prozess hat wahrscheinlich mehr Entscheidungspunkte als gedacht (meist acht bis zwölf statt der erwarteten drei bis vier)
2. 70 Prozent der Aufgaben könnten automatisiert werden: Datentransfer, Benachrichtigungen, Standard-Prüfungen

 

Praxis-Tipp: Die 3 häufigsten BPMN-Anfängerfehler

Aus der Praxis zeigen sich immer wieder die typischen Stolperfallen:

Fehler 1: Zu detailliert starten

• Falsch: Jeden Mausklick modellieren
• Richtig: Mit Hauptprozessen beginnen, dann verfeinern

Fehler 2: Parallele Gateways vergessen

• Falsch: Alles streng nacheinander durchlaufen lassen
• Richtig: Fragen „Was kann gleichzeitig ablaufen?“

Fehler 3: Keine Exception Handling

• Falsch: Nur den „Happy Path“ planen
• Richtig: „Was passiert, wenn etwas schiefgeht?“

 

Was kommt als Nächstes?

Im nächsten Artikel zeige ich Ihnen die eigentliche BPMN-Magie: Smart Routing mit intelligenten Gateways. Sie erfahren, wie Workflows zehnmal schneller entscheiden als Menschen – und dabei noch fehlerfreier sind.

Spoiler: Es geht um KI-basierte Produkttyp-Erkennung, automatische Qualitätsbewertung und selbstlernende Eskalations-Pfade. Plus: Wie Sie Ihr Team von Smart Workflows überzeugen, ohne dass es sich wie „noch ein Tool“ anfühlt.

Workflows im PIM: Effizienz statt Warteschleifen

Letzte Woche saß ich bei einem mittelständischen Maschinenbauer. 450 Mitarbeitende, 12.000 Produktvarianten, stolze 40 Jahre Marktpräsenz. Der Produktmanager zeigte mir ihre „optimierte“ Produkteinführung: eine Excel-Liste mit 127 Spalten, 23 verschiedene E-Mail-Verteiler und ein Freigabeprozess, der sich über 6 Wochen hinzieht.

„Wir sind eigentlich ganz gut organisiert“, meinte er.

Schweigen.

 

Die versteckten Kostentreiber

Was dieser Produktmanager nicht sah – und was ich in 20+ Jahren PIM-Projekten immer wieder erlebe – sind die unsichtbaren Zeitfresser, die Unternehmen systematisch ausbremsen. Nicht die offensichtlichen Probleme wie „Excel ist langsam“ oder „E-Mails gehen verloren“. Nein, die wirklich teuren Fallen sind subtiler.

 

Fallen-Kategorie 1: Die Coordination Tax

Ein neues Produkt durchläuft typischerweise 15-20 Stationen: Das Produktmanagement definiert Spezifikationen, das Marketing-Team schreibt Texte, die Technikabteilung erstellt Datenblätter, die Übersetzung lokalisiert, E-Commerce pflegt Kategorien und der Vertrieb definiert Preise.

Das Problem? Alle warten aufeinander.

Während der Grafiker auf die finalen Texte wartet, kann er nicht mit den Produktbildern anfangen. Die Übersetzerin kann erst loslegen, wenn das Marketing fertig ist. Der E-Commerce-Manager hängt herum, bis alle Produktdaten und Bilder da sind.

Realität: Von 6 Wochen Durchlaufzeit sind nur 8-12 Stunden aktive Arbeitszeit. Der Rest ist Warten.

Kostenschätzung: Bei 50 Produkteinführungen pro Jahr und einem durchschnittlichen Stundensatz von 65€ sprechen wir von 130.000€ reiner Wartezeit-Kosten.

 

Fallen-Kategorie 2: Der Context-Switch-Killer

Neulich erzählte mir eine Produktmanagerin: „Montags mache ich Freigaben, dienstags Übersetzungen prüfen, mittwochs neue Produkte anlegen…“

Hier liegt der Hase im Pfeffer. Jeder Aufgabenwechsel kostet 15-25 Minuten Einarbeitungszeit. Das Gehirn muss neu fokussieren, Kontext wieder aufbauen, sich an Besonderheiten erinnern.

Bei 8-12 verschiedenen Produktprozessen pro Tag sind das 2-3 Stunden reine Umschaltzeit.

 

Fallen-Kategorie 3: Die Qualitäts-Eskalations-Spirale

Das erkenne ich sofort: Produktdaten werden manuell zwischen Systemen kopiert, E-Commerce-Teams „interpretieren“ technische Spezifikationen, Marketing erfindet Produkteigenschaften, weil die Datenblätter noch nicht fertig sind.

Die Folge : 30-40% aller neuen Produkte müssen nachkorrigiert werden. Und Nachkorrekturen sind 5x teurer als es direkt richtig zu machen.

 

Der Workflow-Wendepunkt: Von Sequential zu Intelligent

Was wäre, wenn Produkteinführung nicht mehr wie eine Fließband-Kette funktioniert, sondern wie ein intelligentes Orchester?

Stellen Sie sich vor:

• Parallele Bearbeitung: Während das Marketing-Team Texte schreibt, generiert das System automatisch erste Datenblätter aus Techdaten
• Intelligente Routing: Standardprodukte durchlaufen Express-Workflows, komplexe Neuheiten bekommen intensive Qualitätschecks
• Proaktive Eskalation: Das System erkennt Verzögerungen und löst automatisch Plan-B-Szenarien aus

 

BPMN trifft PIM: Warum visuelle Automation funktioniert

Der Grund, warum die meisten Workflow-Tools in PIM-Umgebungen scheitern, ist simpel: Sie sind zu technisch oder zu simpel.

• Zu technisch: nur IT kann sie bedienen.
• Zu simpel: komplexe Produktprozesse können nicht abgebildet werden.

BPMN (Business Process Model and Notation) löst dieses Dilemma elegant. Es ist international standardisiert, visuell verständlich und trotzdem mächtig genug für komplexe Automatisierung.

Schauen Sie sich diese typische Produktfreigabe an:

Was Sie sehen:

• Diamant-Symbol und Entscheidungs-Gateway: Entscheidungspunkt (z. B. Standardprodukt oder Sonderentwicklung?) – Kann parallel laufen oder eine exklusive Entscheidung basierend auf Parametern sein
• Service Tasks (Grün): Automatische Aktionen die Systemgestützt laufen
• Manuelle User Tasks (Orange): Menschliche Eingabe erforderlich

Das Geniale: Ihre Produktmanager:innen verstehen das sofort. Keine kryptischen Code-Schnipsel, keine IT-Hieroglyphen.

 

Die 5-Minuten-Realität

Ein Praxisbeispiel: Neulich implementierte ich bei einem Elektronikhändler eine scheinbar simple Automation: „Wenn neues Produkt angelegt wird, dann automatisch Kategorien zuordnen und Preiskalkulation starten.“

Aufwand in der alten Welt: 3 E-Mails, 2 Excel-Updates, 1 Telefonat, 45 Minuten Bearbeitungszeit.

Aufwand mit intelligenter Automation: 0 menschliche Interaktion, 30 Sekunden Systemzeit.

Das Ergebnis nach 6 Monaten:

• 67% schnellere Time-to-Market
• 89% weniger Datenfehler
• 156.000€ eingesparte Personalkosten

 

Die unbequeme Wahrheit über Quick-Fixes

Aber Moment mal – warum lösen Unternehmen diese Probleme nicht einfach mit mehr Personal oder besseren Excel-Templates?

Weil manuelle Prozesse nicht skalieren.

• 10% mehr Produkte = 15% mehr Aufwand (wegen Koordinations-Overhead).
• Doppelt so viele Produkte = 3x mehr Chaos.

Ich habe Unternehmen gesehen, die versucht haben, Produktkomplexität mit mehr Mitarbeitern zu lösen. Das funktioniert bis etwa 500-800 aktive SKUs. Danach kollabiert das System.

 

Der Wendepunkt: Wann wird Automation zum Muss?

Nach 20+ Jahren Projekterfahrung erkenne ich die Warnsignale sofort:

• Red Flag 1: Time-to-Market über 8 Wochen
• Red Flag 2: Mehr als 3 „Produktdaten-Experten“ nötig
• Red Flag 3: Freigabeprozesse mit mehr als 5 Stufen
• Red Flag 4: Regelmäßige „Datenbereinigungsaktionen“

Falls 2 oder gar mehr dieser Punkte zutreffen, sind die manuellen Prozesse bereits am Limit. Was kommt als Nächstes?

Im nächsten Artikel zeige ich Ihnen, wie ein moderner BPMN-Workflow aussieht – Schritt für Schritt, mit echten Screenshots aus der ATAMYA Product Cloud. Sie werden sehen, wie Sie in 20 Minuten einen Automatismus aufbauen, der Ihnen 200+ Stunden pro Monat spart.

Aber bis dahin eine Hausaufgabe: Stoppen Sie die Zeit bei Ihrer nächsten Produkteinführung. Notieren Sie jeden Warteschritt, jeden Rückfragen-Loop, jeden „Das muss ich erst nochmal prüfen“-Moment.

Sie werden überrascht sein.

 

Content in Topform: schnell, individuell und professionell

Vom Katalog bis zum Flyer – in Ihrem Publikationsprozess möchten Sie Ihre Produktinhalte auf Ihre Zielgruppen abstimmen und sich vom Wettbewerb abheben. Und natürlich sollen Ihre Produktinhalte so zeitnah und effizient wie möglich in allen Zielmedien verfügbar sein.

Vereinen Sie Inhalt und Form mit einem zentralen PIM-System: Zum einen müssten Sie ohne PIM inhaltliche, technische, emotionale und nutzungsbezogene Informationen stets mühsam aus abgekapselten Datensilos zusammensuchen und filtern. Zum anderen würde sich Ihr Aufwand formal multiplizieren; denn jede Publikation gibt es in verschiedenen Versionen, Medien und Sprachen für diverse Zielgruppen.

Nutzen Sie die Automatisierung eines PIM-Systems in Kombination mit einem Publishing-Tool, um die komplexe und zeitintensive Katalogerstellung effizient im Hintergrund zu erledigen. So können Sie sich voll und ganz auf das konzentrieren, was wirklich zählt: hochwertigen Content für Ihre Kundinnen und Kunden zu schaffen! In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wissenswerte sowie wertvolle Tipps und Tricks zur effizienten und automatisierten Printproduktion.

 

Einsparpotenziale ausschöpfen

Printprodukte können vielseitig und unterschiedlich sein: ob großer Gesamtkatalog oder Special-Interest-Kataloge und Flyer für eine ganz bestimmte Zielgruppe mit individueller Kundenansprache. Mit einem PIM-System, das integrierte Publishing-Tools bietet, können Sie wiederverwendbare Vorlagen nutzen und die Erstellung effizient gestalten. Durch den Einsatz von Stylesheets, Textbausteinen und Vorlagen für Seiten und Artikel wird der gesamte Prozess nachhaltig optimiert. In diesem Zusammenhang sollte ein leistungsfähiges Print-Tool folgende Funktionen bieten:

• Automatische Erzeugung von Seiten und Direkterstellung von Katalog-PDFs
• Aufwände minimieren mit dynamischen Templates
• Nachträgliche Layout-Bearbeitung in einem Layout-Editor

 

Corporate Design sichern

Mit einem gut integrierten Print- und Publishing-Tool können Sie den Aufwand für die Erstellung Ihrer Kommunikationsmittel deutlich reduzieren, indem Sie Ihre Daten einfach in vorgefertigte Master-Layouts fließen lassen. So bleibt Ihr Corporate Design in allen Medien stets konsistent und hochwertig. Mit folgenden Funktionen können Sie sowohl Zeit und Ressourcen sparen als auch Ihr Corporate Design in allen Kommunikationsmitteln sicherstellen.

• Publikations- und Aufgabenplanung im vollintegrierten Modul überwachen und steuern
• Sicherstellung des Corporate Designs über alle Kanäle hinweg, von Website und Webshop bis zu personalisierten E-Mailings
• Teilweise oder vollständige Automatisierung von Prozessketten
• Auslagerung von Einzelschritten des Desktop-Publishings durch standardisierte Schnittstellen und Datenexporte

 

Zaubern Sie Ihrem Design-Team ein Lächeln ins Gesicht

Die Kombination aus einem PIM-System und einem Print-Tool erleichtert das Arbeiten erheblich. Sie können Ihre Produktdaten auswählen und diese automatisch in Programme wie Quark oder InDesign übermitteln, wo sie dann für den Druck aufbereitet werden. Durch integrierte Schnittstellen arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Oberfläche mit stets aktuellen Daten. Wenn Ihre Publikationen in verschiedenen Versionen und Sprachvarianten erscheinen, ist auch das kein Problem für ein leistungsstarkes PIM-System. Damit wandeln Sie Texte auf Publikationsseiten automatisch in alle gepflegten Sprachen um. Hier ein paar weitere Funktionen, die den Prozess noch effizienter machen und Ihr Design-Team entlasten:

• Dynamische Anpassung von Überläufen durch sprachspezifische Satzlängen
• Nahtlose Integration von benachbarten Modulen für Datenpflege und Übersetzung
• Alle Publikationskanäle werden mit den für Sie relevanten Sprachvarianten versorgt

 

Schnell und zielgruppengerecht produzieren

In einer zunehmend digitalen Welt ist es entscheidend, Marketing- und Vertriebsmaterialien wie Kataloge, Broschüren, Flyer und Datenblätter schnell und effizient zu produzieren. Ein leistungsstarkes PIM-System in Kombination mit einem Print-Tool ermöglicht es Ihnen, Produkt-Previews auf Basis von Vorlagen zu erstellen und diese direkt weiterzuverarbeiten. Hier sind einige Funktionen, die den Produktionsprozess deutlich beschleunigen:

• WYSIWYG: „What You See Is What You Get“ – Vorschauen entsprechen genau dem Endprodukt
• Einfache Anpassung: Stylesheets oder Produkte mit wenigen Klicks auf Vorlagen austauschen
• Direktes Speichern: Preview direkt am Produkt im Datenmodell speichern oder verlinken

 

Automatisierte Katalogerstellung – Effizient, flexibel, konsistent

Ein modernes PIM-System in Kombination mit einem Publishing-Tool macht die Katalogerstellung schneller, effizienter und flexibler. Von der Planung bis zur Ausspielung: Automatisieren Sie Prozesse, behalten den Überblick und sorgen für konsistente Publikationen über alle Kanäle hinweg. Diese Vorteile optimieren Ihren Workflow:

Anpassungsfähige Publikationsprozesse
Steuern Sie die gesamte Katalogproduktion – von der Planung bis zur finalen Ausspielung – parallel zur kontinuierlichen Datenbeschaffung und -pflege.

Wiederverwendbare Vorlagen
Nutzen Sie Stylesheets, Textbausteine sowie Vorlagen für Seiten und Artikel, um Prozesse zu standardisieren und Zeit zu sparen.

Repräsentative Previews
Erstellen Sie auf Knopfdruck Live-Previews ganzer Publikationen, speichern und teilen Sie diese – „What You See Is What You Get!”

Mehrsprachige Publikationen
Dank zentraler Datenverwaltung lassen sich Inhalte automatisch in alle gepflegten Sprachen konvertieren, sodass Sie international konsistente Publikationen erstellen können.

Nahtlose Systemintegration
Automatische Aktualisierung von Änderungen – auch direkt in InDesign oder anderen angebundenen Systemen.

Personalisierter Content
Erstellen Sie maßgeschneiderte Publikationen für verschiedene Zielgruppen und begeistern Sie Ihre Kunden mit relevanten, emotionalen Inhalten.

 

Automatisierte Katalogerstellung mit ATAMYA: Nahtlose Integration für maximale Effizienz

Mit der ATAMYA Product Cloud ist all dies dank einer API-gesteuerten Architektur nahtlos möglich. Print- und Publishing-Tools lassen sich mühelos integrieren, sodass Sie in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben und dennoch von maximaler Automatisierung profitieren. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, mehrsprachige Inhalte mühelos ausgespielt und Publikationen effizient erstellt – ganz ohne Medienbrüche.

Erleben Sie es selbst! Sichern Sie jetzt einen Termin für eine persönliche ATAMYA-Demo und entdecken Sie, wie einfach und flexibel Ihre Katalogproduktion sein kann.

Produktdaten und generative KI für automatisierte Produkt­beschreibungen nutzen

Produktinformationsmanagement (PIM)-Systeme sind essenziell in den Bereichen, in denen umfangreiche Informations- und strukturierte Datensätze für den Handel organisiert und veröffentlicht werden. Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehler und beschleunigen Prozesse. Aber wie lassen sich diese Vorteile noch weiter steigern? Die Antwort liegt in der cleveren Verknüpfung von PIM-Systemen mit generativer künstlicher Intelligenz (KI) und datenbasierter Content-Erstellung.

Die Verbindung von PIM-Systemen mit Technologien wie ChatGPT, GPT-Modellen oder vergleichbaren Sprachmodellen ermöglicht eine automatisierte, dynamische Generierung von Produktbeschreibungen – eine Technik, die sich als wesentlicher Wettbewerbsvorteil im Digital Commerce erweist. Denn pauschale, undifferenzierte oder gar fehlende Produktinformationen führen nicht nur zu Kundenfrustration und Abbrüchen im Kaufprozess, sondern sind auch eine Hauptquelle für Retouren.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie PIM-Systeme, generative KI und datenbasierte Textautomation zum Erfolg im Digital Commerce beitragen können und wie durch die Skalierung und effektive Anwendung solcher kombinierten Technologien Zeit und Ressourcen gespart werden können.

 

Strukturierte Daten, Content-Automation und generative künstliche Intelligenz: effiziente Strategien zur Produktbeschreibung

Generative KI-Tools wie ChatGPT und Google Gemini revolutionieren die automatisierte Texterstellung, stellen jedoch Unternehmen vor eine Herausforderung: Die Erfüllung komplexer Anforderungen an Qualität, Rechtssicherheit und Textvielfalt bei hoher Produktionsgeschwindigkeit. Ein Ausweg kann die Kombination aus generativer künstlicher Intelligenz, datenbasierter Content-Automation und einem effizienten Produktinformationsmanagement-System sein.

Das PIM-System dient dabei als zentrale Plattform für die Verwaltung, Organisation und Pflege aller Produktinformationen. Die strukturierten und qualitativ hochwertigen Produktdaten dienen als Grundlage für die automatisierte Erstellung von normierten und nutzungsangepassten Beschreibungen. Dank neuester Textautomations-Tools lassen sich diese Beschreibungen und Produktexte nicht nur beliebig skalieren, sondern auch in unterschiedlichsten Sprachen bereitstellen, wodurch Business-Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimiert werden können. Die Genauigkeit der Produktdaten ist dabei direkt entscheidend für die Qualität der automatisch produzierten Inhalte.

Allerdings gibt es im Bereich der datenbasierten Textautomation bereits neueste Ansätze, die die Unternehmen dabei unterstützen, mithilfe von generativer KI wie ChatGPT und Co. auch unstrukturierte Daten zu verarbeiten und zu nutzen. Durch die Kombination aus generativer KI und datenbasierter Textautomation lassen sich Textmodelle und Variantenvorschläge generieren und mit den Möglichkeiten einer skalierbaren Content Automation auf den Weg bringen. Hierbei werden im Internet verfügbares Wissen und strukturierte Daten kombiniert, um zehntausende oder hunderttausende Web-, Produkt- und SEO-Texte zu erstellen. Durch diese Kombination lassen sich Qualität, Rechtssicherheit und Textvielfalt bei der automatisierten Texterstellung garantieren.

 

Die Kombination aus generativer KI, datenbasierter Content-Automation und PIM-Systemen bietet Unternehmen sechs eindeutige Vorteile:

1. Schnellere Markteinführung: Mit der Unterstützung von generativer KI, datenbasierter Content-Automation und PIM-Systemen lässt sich die Time to Market von Produkten und Angeboten erheblich reduzieren. Die automatisierte Erstellung von Produktbeschreibungen sowohl für neue Angebote als auch zum Aktualisieren bestehender Produkte erhöht die Geschwindigkeit und die Effizienz in der Produktanzeige. Automatisierte Prozesse bei der Texterstellung erfordern auch weniger Ressourcen und reduzieren den Koordinationsaufwand, was letztlich zu einer schnelleren Markteinführung führt, indem sich aufwendige Abstimmungsschleifen mit externen Dienstleistern und Dienstleisterinnen erübrigen.
2. Effiziente Arbeitsprozesse: Automatisierungs-Tools und PIM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Produktinformationen effizient zu organisieren und zu verwalten. Sie helfen nicht nur Arbeitsprozesse zu straffen, sondern vereinfachen auch die Abläufe, da alle benötigten Informationen zentral gespeichert und jederzeit abgerufen werden können. Darüber hinaus stellen die Systeme sicher, dass alle Inhalte den Markenrichtlinien entsprechen und Updates mühelos und in Echtzeit durchgeführt werden können, wodurch eine hohe Qualität der Content-Ausgabe sichergestellt ist.
3. Verbesserte SEO-Rankings: Ein weiterer Vorteil der automatischen Generierung von Produktbeschreibungen ist die Fähigkeit, verbesserte SEO-Rankings für mehrere zehntausend oder hunderttausend Produkte zu erzielen. Die einzigartigen, durch generative KI erstellten Inhalte werden von Suchmaschinen positiv bewertet. Darüber hinaus ist es möglich, Textmodelle anzupassen und kontinuierlich zu optimieren, um so auf neue Anforderungen an Produkte und Marktbedingungen reagieren zu können. Dies sorgt dafür, dass die generierten Texte stets aktuell, einzigartig und für Suchmaschinen optimiert sind. Zugleich lässt sich bereits der individuelle Buying Intent und die Content-Automation auf breiter Skala kombinieren. Angesichts von Neuerungen wie der KI-getriebenen Suche Google SGE ist dies von unschätzbarem Wert.
4. Einfache Integration und Skalierbarkeit: Technologien zur Generierung von Inhalten können einfach in vorhandene Systeme integriert werden, was den Prozess der Adaption und Implementierung erheblich erleichtert. Dank ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit können sie problemlos skaliert werden, um mit den Anforderungen des Unternehmens zu wachsen. Unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Anzahl der Produkte und Angebote, können Systeme zur Generierung von Inhalten dazu beitragen, dass die Anforderungen an die Erstellung und Verwaltung von Inhalten leicht zu erfüllen sind.
5. Internationalisierung: Durch den Einsatz von generativer KI und datenbasierter Textgenerierung ist es möglich, Produktbeschreibungen automatisch in zahlreiche verschiedene Sprachen zu übersetzen. Dies erleichtert nicht nur den Prozess der Internationalisierung erheblich, sondern spart auch wertvolle Ressourcen. Statt langwierige und teure Übersetzungsprozesse durchzuführen, kann das System Produktinformationen schnell und effizient in jeder gewünschten Sprache bereitstellen. So ist es mit zeitgemäßen Automatisierungs-Tools bereits problemlos möglich, alle gängigen europäischen und asiatischen Sprachen aus einer Hand abzudecken.
6. Einheitliche Markenbotschaften: Tools zur automatisierten Erstellung von Produktbeschreibungen unterstützen einen einheitlichen und konsistenten Markenauftritt. Indem Produktbeschreibungen flexibel und nach individuellen Markenrichtlinien erstellt werden, gewährleistet die Technologie einheitliche und hochwertige Inhalte. Diese einheitliche Markenbotschaft unterstützt die Markenidentität und trägt damit zur Stärkung des Unternehmensimages bei. Auch die Aktualisierung solcher Botschaften aufgrund strategischer Anpassungen ist auf breiter Skala denkbar einfach und schnell umsetzbar.

 

Effiziente Content-Erstellung durch datenbasierten Ansatz

In der heutigen Ära des Digital Commerce ermöglicht die Kombination von generativer künstlicher Intelligenz, datenbasierter Content-Automation und PIM-Systemen eine effiziente und hochwertige Produktbetextung. Die zentralisierte Verwaltung von Produktinformationen erlaubt eine automatisierte Texterstellung in vielfältigen Formaten, für unterschiedlichste Kanäle und in verschiedenen Zielsprachen. Eine strategische Anwendung von Automatisierungs-Tools kann nicht nur die Effizienz steigern und Ressourcen sparen, sondern auch zu einer stärkeren Online-Sichtbarkeit, höheren Konversionsraten und somit zu einem Umsatzwachstum führen.

Die Implementierung einer kombinierten Lösung aus PIM-System und Textautomatisierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, umfangreiche Sortimente effizient zu beschreiben, eine ständige Aktualität von SEO-relevanten und hochwertigen Inhalten zu gewährleisten und Anpassungen schnell und einfach vorzunehmen. Content-Automation-Tools bieten die Chance variantenreiche, zielgruppenspezifische und suchmaschinenoptimierte Inhalte für Onlineshops flexibel zu gestalten und zu standardisieren.

Mit PIM und ERP die täglichen Herausforderungen effizienter meistern

Kennen Sie das? Wegen einer Anfrage seitens der Kundschaft oder des Handels benötigen Sie bestimmte Daten zu einem Ihrer Produkte. Und schon wird es problematisch: Denn es gibt nicht den einen Datentopf, in den Sie „greifen“ können. Es gibt viele verschiedene Töpfe, die alle unterschiedliche Datenstände aufweisen. Nun geht die mühselige Suche nach den richtigen Produktdaten los – sowohl in unterschiedlichen Systemen, Tabellen, PDF-Dokumenten als auch in verschiedenen Abteilungen.

Dabei verfügt Ihr Unternehmen über ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP. Dort finden Sie aber nur einen Teil der benötigten Daten und Produktinformationen. Mehrere Bilder, zusätzliche Dokumente wie Datenblätter und Videos sowie ausführliche Beschreibungstexte – und diese auch noch in verschiedenen Sprachen – liegen nicht im ERP vor und werden meist von unterschiedlichen Teams und Mitarbeiter:innen im Unternehmen in eigenen Dateien und Verzeichnisstrukturen verwaltet.

Müssen dann noch verschiedene Plattformen, der eigene Webshop und/oder die Website, Kund:innen und Handel mit unterschiedlichen Datenformaten beliefert werden, bedeutet dies enormen manuellen Aufwand mit einer meist schlechten Qualität der Daten und dazu noch unter hohem Zeitdruck. Kanal- oder zielgruppenspezifische Daten sind oft nur ein Traum.

Trifft das auf Ihre aktuelle Situation zu?

• Sie müssen schnell und effizient Daten in verschiedenen Kanälen verteilen, für verschiedene Zielgruppen und multichannel in:
  • E-Commerce-Systeme,
  • Content-Management-, Cross-Media-Publishing-Systeme oder
  • Enterprise-Content-Management-Systeme.
• Sie müssen flexibel auf die täglich neuen Anforderungen von Kund:innen und verschiedenen Märkte reagieren.
• Die Produktion eines Katalogs bindet zu viele Ressourcen über einen zu langen Zeitraum.
• Die Qualität der von Ihnen bereitgestellten Daten ist unzureichend.
• Eine schnelle und einfache Aktualisierung von Website, Webshop, Onlineportalen und Marktplätzen oder anderen E-Commerce-Kanälen ist nicht möglich.

Ihre Probleme sind dabei:

• Es gibt viele verschiedene Datensilos im Unternehmen.
  • Daten aller Mitarbeiter:innen selbst organisiert
  • Produktdaten im Unternehmen verstreut
  • Unterschiedliche Wissensstände und keine Single Source of Truth
  • Lückenhafte Produktdaten
• Daten liegen in ungeeigneter Form, z. B. in Excel-Tabellen vor.
• Ausleitungen/Lieferung von Daten bedeuten viel manuelle Arbeit.
• Die Aktualisierung von Daten benötigt sehr viel Zeit.
• Die Datenqualität der gelieferten Daten ist nicht immer ausreichend.
• Auf kurzfristige, spezifische Anforderungen eines Kommunikationskanals kann nicht oder nur unzureichend reagiert werden.

Sie haben sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiedergefunden? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie. Denn die Lösung kann ganz einfach sein: Eine Kombination aus PIM und ERP.

 

Unterschiede, die sich perfekt ergänzen: Abgrenzung von ERP- und Produktdaten

Schauen wir zunächst auf die Aufgaben in einem Unternehmen, die ein ERP abdecken muss. Allgemein gesagt gehören die Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel und Material zu den Kernaufgaben eines ERP-Systems. In Bezug auf Produktinformationen lassen sich die Funktionsbereiche wie Materialwirtschaft, Produktion, Einkauf, Marketing und Verkauf daraus ableiten. Eine erste Schnittmenge zu einen PIM-System zeigt sich, wenn es um Stammdatenverwaltung und Produktdatenmanagement geht.

Ein ERP muss in der Regel 100 Prozent verfügbar sein und rund um die Uhr laufen. Um diese Verfügbarkeit gewährleisten zu können wird es schlank gehalten. Die Daten werden in flachen Strukturen abgelegt und sind auf eine gewisse Breite an Produktinformationen beschränkt.

In einem PIM-System liegt der Fokus auf der Verwaltung von Produktinformationen. Dazu zählen u. a. Produktinformationen wie Beschreibungen, Abmessungen, Farben und technische Eigenschaften, aber auch Informationen, die für Ihr Marketing relevant sind, wie verschiedene Texte oder Media Assets wie Datenblätter, Fotos und Videos. Meist entstehen die Informationen nach und nach während des Lebenszyklus. Hier ist es hilfreich, Unterstützung vom jeweiligen System zu erhalten. Der Feinschliff von Produktdaten erfolgt schließlich über den Veredelungsprozess im PIM, der im Idealfall durch Rollen, Standards und Richtlinien zur Datenqualität führt. Dabei gilt es in den jeweiligen Kanälen oder Kontexten die richtigen Informationen auszuspielen.

Diese Abbildung verdeutlicht: Daten sind nicht gleich Daten. Im blauen Bereich sind alle ERP-Daten aufgeführt, im Roten die Produktdaten. Dies zeigt, dass beide Systeme unterschiedliche Zwecke erfüllen, obwohl sie Überschneidungen haben. Daher gilt es klar Prozesse zu unterscheiden und zu definieren, welches System welche Datenhoheit hat. So vermeiden Sie eine doppelte Datenpflege.

 

Und wenn das ERP-System an seine Grenzen stößt?

Doch warum kann diese Anforderung nur durch ein PIM-System abgedeckt werden? Warum reicht das ERP nicht für das Management aller Daten aus? Die Antwort liegt auf der Hand: Gerade bei der Ausleitung von kanalspezifischen Informationen stoßen Sie mit einer flachen Struktur schnell an Ihre Grenzen. Eine PIM-Lösung bietet Möglichkeiten, Daten und Datenstrukturen je Kanal aufzubauen und zielgruppenspezifischen Content dort zu pflegen, wo er benötigt wird. Ständig ändernde Anforderungen am Markt zwingen das Contentmanagement regelrecht sich diesem anzupassen. Dies kann dann in dem einzelnen Kanal stattfinden, ohne die Datenbasis zu verändern. Ist kein PIM vorhanden, muss der gesamte Ausleitungsprozess manuell stattfinden – und das ist eine Menge Arbeit.

Hinzu kommt, dass Content in unterschiedlichen Sprachen verwaltet und gepflegt werden soll. Auch hier unterstützt ein PIM prozessgesteuert die Übersetzung. Ob dabei auf die Standardfunktion zurückgegriffen werden soll oder die Anbindung einer Übersetzungssoftware notwendig ist, kann im Nachgang geklärt werden.

 

Das PIM-System als zentrale Datendrehscheibe

Eingangskanäle für ein PIM-System:

• ERP-System wie SAP, Infor, Sage, Navision, Dynamics
• CRM-System
• Lieferantendaten
• Translation-Memory-System (TMS)
• Product-Lifecycle-Management (PLM)
• Product-Data-Management (PDM)
• Master-Data-Management-System (MDM)

Ausgangskanäle:

• E-Commerce-Plattform
• elektronische Kataloge wie eClass, ETIM, ARGE
• Master-Data-Management-System (MDM)
• App
• Print-Katalog
• Social Media
• Marktplätze wie Amazon, OTTO, etc.
• Website

Das PIM bezieht seine notwendigen Daten aus unterschiedlichen Systemen – ob aus CRM-, SAP- oder anderen ERP-Systemen. Aus allen Eingangskanälen werden die Daten im PIM aufgenommen, zentralisiert, veredelt und bearbeitet.

Und dann wird es richtig spannend: Denn nach der einfachen und zentralen Datenpflege können alle Informationen per Klick in die richtigen Kanäle verteilt werden. So wird aus dem Traum von kanal- und zielgruppenspezifischen Daten im Handumdrehen Realität.

 

PIM und ERP – das Beste aus beiden Welten

Die ideale Kombination aus ERP-System und PIM-System bietet Ihnen die optimale Lösung für Ihre täglichen Herausforderungen.

ERP-System:

• Ist führend in der Artikelanlage
• Verwaltet und liefert die technischen Daten
• Hält Bewegungsdaten vor

PIM-System:

• Mit prozessgesteuerter Datenpflege und Übersetzungen
• Aktuelle Produktinformationen über Abteilungen hinweg
• „Single-Source-of-Truth“ für die Produktdaten
• Einfache und schnelle Ausleitungen in verschiedene Kanäle mit spezifischen Informationen:
  • Kataloge
  • Websites
  • Shops
  • Kundenspezifische Plattformen und Auslieferungen
• Zielgruppenspezifische Daten können einfach vorgehalten und ausgespielt werden
• Kontextbezogene hohe Datenqualität
• Minimaler Aufwand