So wird die PIM-Einführung zum Erfolg

Schnelle PIM-Einführung: Was erfolgreiche Projekte anders machen

Viele PIM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an dem, was rundherum passiert. Oder eben nicht.

Unklare Verantwortlichkeiten, ein Projektteam ohne echte Kapazitäten, die IT zu spät am Tisch und Change Management erst dann, wenn die ersten Widerstände auftauchen: All das kann selbst ein technisch starkes PIM-Projekt unnötig kompliziert machen.

Deshalb lohnt es sich, vor dem ersten Klick im neuen System die entscheidenden Fragen zu klären: Wie wollen wir die PIM-Einführung angehen? Welches Vorgehensmodell passt zu unserem Unternehmen? Wer muss von Anfang an dabei sein? Und welche Fehler können wir uns sparen? In diesem Artikel geht es genau darum.

Den detaillierten technischen Ablauf von Datenmodell bis Go-Live, beschreiben wir im Artikel „Das erfolgreiche PIM-Projekt“. Wer noch auf der Suche nach dem richtigen System ist, liest zuerst unsere „6 Experten-Tipps zur PIM-Auswahl“.

Was bedeutet PIM-Implementierung?

PIM-Implementierung, auch PIM-Einführung  genannt, bezeichnet den gesamten Prozess, ein Product Information Management System produktiv im Unternehmen zu etablieren: technisch, organisatorisch und prozessual.

Oder einfacher gesagt: Es ist der Weg vom neuen System zur täglichen, funktionierenden Nutzung. Und dieser Weg umfasst deutlich mehr als die technische Einrichtung. Prozesse müssen definiert, Schnittstellen angebunden und Daten migriert werden. Gleichzeitig müssen die Menschen, die später mit dem PIM arbeiten, mitgenommen werden. Zur Einordnung: Die PIM-Auswahl findet davor statt. Der laufende Betrieb kommt danach. Dazwischen liegt die Implementierung. Und genau hier entscheidet sich, ob aus einer guten Software auch eine gute Lösung für das Unternehmen wird.

Drei Vorgehensmodelle für Ihre PIM-Einführung

Unternehmen unterscheiden sich. Ihre Systemlandschaften auch. Gleiches gilt für Produktdaten, Prozesse, Ressourcen und vorhandenes Know-how. Deshalb gibt es nicht den einen richtigen Weg für eine PIM-Einführung. In der Praxis haben sich drei Modelle etabliert: Full Service, Eigenregie und ein hybrider Ansatz.

Full Service: Externes Know-how, wenig interne Belastung

Beim Full-Service-Ansatz übernimmt ein externer Partner, beispielsweise der Softwarehersteller oder ein zertifizierter Systemintegrator, einen großen Teil der Projektverantwortung. Das interne Team begleitet das Projekt, während Konzeption und Umsetzung stark durch den externen Partner gesteuert werden.

Vorteile:

• Interne Ressourcen werden geschont.
• Erprobtes Projektwissen fließt direkt in die Implementierung ein.
• Technische und methodische Best Practices können von Anfang an berücksichtigt werden.

Nachteile:

• Der Partner kennt Ihre Prozesse zunächst nicht.
• Ein Teil der Entscheidungen und des Know-hows bleibt außerhalb des Unternehmens.
• Nach Projektabschluss fehlt das interne Know-how für Anpassungen.
• Prozesse, die von außen gestaltet werden, stoßen intern selten auf hohe Akzeptanz.

Einführung in Eigenregie: Ihr Team übernimmt das Steuer

Bei einer PIM-Implementierung in Eigenregie übernimmt das interne Projektteam die Verantwortung. IT, Marketing und Produktmanagement arbeiten gemeinsam. Schulungen und Herstellerdokumentation liefern die notwendige Unterstützung. Das kann sehr gut funktionieren, wenn genügend Ressourcen und PIM-Erfahrung vorhanden sind.

Vorteile:

• Ihr Team baut tiefes Systemwissen auf.
• Prozesse entstehen aus dem eigenen Verständnis Ihrer Produktdaten.
• Die Akzeptanz ist hoch.
• Das Know-how bleibt dauerhaft im Unternehmen.

Nachteile:

• Erfahrungen aus PIM-Projekten fehlen.
• Bei richtungsweisenden Entscheidungen (vor allem beim Datenmodell) fehlt die externe Einschätzung.
• Fehler kosten Zeit und Budget.
• Funktionen und Potenziale des Systems werden möglicherweise nicht vollständig ausgeschöpft.

Das Hybrid-Modell: Extern begleitet, intern verankert

Das Hybrid-Modell verbindet externes Projektwissen mit interner Verantwortung. Ein erfahrener Partner begleitet die Implementierung strukturiert, bringt Best Practices ein und unterstützt bei wichtigen Architektur-, Datenmodell- oder Prozessentscheidungen. Gleichzeitig gestaltet das interne Team aktiv mit und übernimmt Schritt für Schritt mehr Verantwortung. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Das Projekt profitiert von externer Erfahrung, ohne dass das Wissen das Unternehmen nach dem Go-Live wieder verlässt.

Ihr Team lernt das System im Projekt kennen, kann Entscheidungen nachvollziehen und später selbstständig weiterarbeiten. Gleichzeitig sinkt das Risiko, bei grundlegenden Weichenstellungen unnötige Umwege zu gehen. Für die meisten Unternehmen ist das Hybrid-Modell die krisensicherste Wahl.

Die Modelle im Vergleich

Vier Erfolgsfaktoren bei der PIM-Implementierung

Das richtige Vorgehensmodell ist wichtig. Aber es reicht nicht.

Ob eine PIM-Einführung funktioniert, entscheidet sich vor allem daran, wie das Projekt im Unternehmen aufgesetzt und gelebt wird. Vier Faktoren machen dabei den Unterschied.

1. Das richtige Projektteam zusammenstellen

So klein wie möglich, so groß wie nötig: Ein gutes PIM-Kernteam bringt die entscheidenden Perspektiven zusammen. Produktmanagement, Marketing und IT sollten von Anfang an vertreten sein. Je nach Organisation kommen E-Commerce, Datenmanagement oder weitere Fachbereiche hinzu.

Vor allem die frühzeitige Einbindung der IT ist entscheidend. Ein PIM steht schließlich nicht allein in der Systemlandschaft. ERP, Shopsysteme, DAM, Marktplätze und weitere Plattformen müssen über Schnittstellen sauber zusammenspielen. Wer Integrationsentscheidungen ohne IT trifft, verschiebt Probleme häufig nur nach hinten.

Ebenso wichtig: feste Kapazitäten einplanen. Wer eine PIM-Einführung neben dem Tagesgeschäft betreibt, verlängert die Projektlaufzeit und erhöht das Fehlerrisiko. Klare Verantwortlichkeiten und reservierte Projektzeiten sind keine Verwaltungsaufgabe, sondern Projektvoraussetzung.

2. Akzeptanz im Unternehmen schaffen

Eine PIM-Einführung verändert Prozesse für alle Beteiligten. Excel-Listen verschwinden, Verantwortlichkeiten verschieben sich, Workflows ändern sich und manuelle Schritte werden automatisiert. Für das Unternehmen ist das ein Fortschritt. Für einzelne Mitarbeitende zunächst einmal eine Veränderung.

Deshalb ist transparente Kommunikation kein Soft Skill am Rand des Projekts. Sie ist Teil der Implementierungsstrategie. Wer früh erklärt, was sich verändert und warum, schafft Verständnis. Noch besser: Die späteren User gestalten relevante Prozesse direkt mit. Denn Akzeptanz entsteht selten durch eine Ankündigung, sondern durch Beteiligung.

3. Schulung zur richtigen Zeit

Zu früh geschult: Das Gelernte ist vergessen, wenn es gebraucht wird. Zu spät: Das Team lernt unter Zeitdruck. Sinnvoller ist ein anderes Prinzip: Schulungen folgen dem Projektfortschritt.

Was in einer Projektphase gebraucht wird, wird genau dann vermittelt. So lässt sich neues Wissen direkt anwenden und festigen. Aus einer einmaligen Produktschulung wird ein Lernprozess, der das Team Schritt für Schritt in die selbstständige Nutzung führt.

4. Externe Beratung gezielt einbinden

Auch wer in Eigenregie implementiert, profitiert von externem Blick an den richtigen Stellen. Datenmodellentscheidungen, Schnittstellenarchitektur, Rollout-Planung: Das sind die Punkte, an denen Projekterfahrung von außen Monate einsparen kann. Nicht als Dauerbegleitung, sondern als gezielter Impuls.

Die entscheidende Frage lautet also nicht: intern oder extern? Sondern: Wo bringt externe Expertise den größten Mehrwert und wo sollte das eigene Team bewusst Verantwortung übernehmen?

Was kostet eine PIM-Einführung?

Drei Kostentreiber bestimmen das Budget:

1. Lizenz
2. Implementierung
3. Interne Ressourcen

Die Lizenzkosten hängen vom jeweiligen System, Editions- oder Preismodell und Nutzungsumfang ab. Eine seriöse Pauschalzahl lässt sich deshalb nicht nennen. Die Implementierungskosten hängen vom Modell ab. Full Service ist am teuersten, Eigenregie am günstigsten. Aber günstig bedeutet nicht kostenlos. Interne Projektstunden haben ihren Wert, auch wenn sie nicht auf einer Rechnung stehen. Interne Ressourcen werden regelmäßig unterschätzt: Projektleitung, IT-Kapazitäten, Schulungsaufwände, etc. Das sind echte Kosten, auch ohne externe Rechnung.

Hinzu kommen Aufwände für Datenmigration, Schnittstellenentwicklung und laufenden Betrieb nach dem Go-Live. Für eine realistische Gesamtkalkulation empfehlen wir ein direktes Gespräch. Denn die Variablen sind zu individuell für Pauschalwerte.

Typische Fehler bei der PIM-Implementierung vermeiden

Die häufigsten Stolperfallen sind bekannt. Das macht sie leider nicht automatisch seltener.
Unklare Anforderungen: Wer nicht weiß, was das System leisten soll, kann es nicht richtig konfigurieren.

IT zu spät eingebunden: Integrationsprobleme können teuer werden. Besonders dann, wenn grundlegende Entscheidungen bereits getroffen wurden, bevor die Systemlandschaft vollständig berücksichtigt wurde.

Datenqualität unterschätzt: Ein PIM kann Daten strukturieren, Prozesse unterstützen und Qualität systematisch verbessern. Aber schlechte Ausgangsdaten verschwinden nicht einfach durch eine neue Software. Datenanalyse und -bereinigung gehören deshalb früh ins Projekt.

Change Management vernachlässigt: Ein System technisch live zu bringen ist das eine. Es im Arbeitsalltag zu verankern das andere. Prozesse funktionieren nur, wenn Menschen sie verstehen und nutzen.

Fazit

Eine erfolgreiche PIM-Einführung beginnt nicht mit der ersten Konfiguration. Sie beginnt mit den richtigen Entscheidungen: Welches Vorgehensmodell passt zu unseren Ressourcen? Wer gehört ins Kernteam? Wo brauchen wir externe Expertise? Und wie sorgen wir dafür, dass aus einer neuen Software tatsächlich bessere Prozesse entstehen?

Wer diese Fragen früh beantwortet, schafft eine solide Grundlage für die technische Umsetzung und vermeidet viele der Schleifen, die PIM-Projekte unnötig lang und teuer machen.

Darauf kommt es an:

• Das passende Vorgehensmodell wählen: Full Service, Eigenregie oder Hybrid.
• Ein schlagkräftiges Kernteam aus Fachbereichen und IT aufstellen.
• Feste Kapazitäten schaffen, statt das Projekt nebenher laufen zu lassen.
• Akzeptanz aktiv aufbauen und Mitarbeitende früh beteiligen.
• Schulungen mit dem tatsächlichen Projektfortschritt synchronisieren.
• Externe Expertise gezielt einsetzen, wenn Erfahrung Zeit und Fehlentscheidungen sparen kann.
• Technische Umsetzung, Datenmigration und Integrationen strukturiert planen.

Genau hier setzt ATAMYA an. Unser PIM wurde von Grund auf aus Anwenderperspektive neu gedacht: Die Cloud-native Plattform ist schnell einsatzbereit, statt erst durch langwierige Anpassungsprojekte in Form gebracht werden zu müssen.

Das zeigt sich schon ganz am Anfang der PIM-Einführung. Mit ATAMYA lässt sich schnell ein Proof of Concept (PoC) aufsetzen, um das System nicht nur theoretisch zu bewerten, sondern direkt zu erleben: Wie fühlen sich die Prozesse im Arbeitsalltag an? Wie funktioniert das Zusammenspiel mit bestehenden Systemen? Und wie schnell entstehen daraus produktive Workflows? Dank API-first-Architektur lassen sich relevante Systeme früh anbinden und reale Anwendungsszenarien testen.

Das verkürzt die Time to Value: Statt monatelang auf ein fertiges Gesamtprojekt hinzuarbeiten, sehen Teams früh konkrete Ergebnisse und können auf dieser Basis fundiert weiterentwickeln.

Eine leistungsfähige Workflow Engine automatisiert wiederkehrende Abläufe und bringt Produktdaten zuverlässig durch die richtigen Prozesse. Integrierte AI Agents gehen noch einen Schritt weiter: Sie übernehmen Aufgaben im Product Information Management selbstständig. Denn KI ist bei ATAMYA kein nachträglich aufgesetztes Feature, sondern Teil einer Plattform, die von Anfang an für Automatisierung gedacht wurde.

ATAMYA lässt sich flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren und schafft die technische Basis für skalierbare, automatisierte Produktdatenprozesse. Das macht auch bei der PIM-Einführung einen Unterschied: schnell testen, früh integrieren, konkrete Ergebnisse sehen und schneller produktiv werden.

Aktualisierte Version der Erstveröffentlichung vom 05.12.2023