Mit PIM und ERP die täglichen Herausforderungen effizienter meistern

Kennen Sie das? Wegen einer Anfrage seitens der Kundschaft oder des Handels benötigen Sie bestimmte Daten zu einem Ihrer Produkte. Und schon wird es problematisch: Denn es gibt nicht den einen Datentopf, in den Sie „greifen“ können. Es gibt viele verschiedene Töpfe, die alle unterschiedliche Datenstände aufweisen. Nun geht die mühselige Suche nach den richtigen Produktdaten los – sowohl in unterschiedlichen Systemen, Tabellen, PDF-Dokumenten als auch in verschiedenen Abteilungen.

Dabei verfügt Ihr Unternehmen über ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP. Dort finden Sie aber nur einen Teil der benötigten Daten und Produktinformationen. Mehrere Bilder, zusätzliche Dokumente wie Datenblätter und Videos sowie ausführliche Beschreibungstexte – und diese auch noch in verschiedenen Sprachen – liegen nicht im ERP vor und werden meist von unterschiedlichen Teams und Mitarbeiter:innen im Unternehmen in eigenen Dateien und Verzeichnisstrukturen verwaltet.

Müssen dann noch verschiedene Plattformen, der eigene Webshop und/oder die Website, Kund:innen und Handel mit unterschiedlichen Datenformaten beliefert werden, bedeutet dies enormen manuellen Aufwand mit einer meist schlechten Qualität der Daten und dazu noch unter hohem Zeitdruck. Kanal- oder zielgruppenspezifische Daten sind oft nur ein Traum.

Trifft das auf Ihre aktuelle Situation zu?

• Sie müssen schnell und effizient Daten in verschiedenen Kanälen verteilen, für verschiedene Zielgruppen und multichannel in:
  • E-Commerce-Systeme,
  • Content-Management-, Cross-Media-Publishing-Systeme oder
  • Enterprise-Content-Management-Systeme.
• Sie müssen flexibel auf die täglich neuen Anforderungen von Kund:innen und verschiedenen Märkte reagieren.
• Die Produktion eines Katalogs bindet zu viele Ressourcen über einen zu langen Zeitraum.
• Die Qualität der von Ihnen bereitgestellten Daten ist unzureichend.
• Eine schnelle und einfache Aktualisierung von Website, Webshop, Onlineportalen und Marktplätzen oder anderen E-Commerce-Kanälen ist nicht möglich.

Ihre Probleme sind dabei:

• Es gibt viele verschiedene Datensilos im Unternehmen.
  • Daten aller Mitarbeiter:innen selbst organisiert
  • Produktdaten im Unternehmen verstreut
  • Unterschiedliche Wissensstände und keine Single Source of Truth
  • Lückenhafte Produktdaten
• Daten liegen in ungeeigneter Form, z. B. in Excel-Tabellen vor.
• Ausleitungen/Lieferung von Daten bedeuten viel manuelle Arbeit.
• Die Aktualisierung von Daten benötigt sehr viel Zeit.
• Die Datenqualität der gelieferten Daten ist nicht immer ausreichend.
• Auf kurzfristige, spezifische Anforderungen eines Kommunikationskanals kann nicht oder nur unzureichend reagiert werden.

Sie haben sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiedergefunden? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie. Denn die Lösung kann ganz einfach sein: Eine Kombination aus PIM und ERP.

 

Unterschiede, die sich perfekt ergänzen: Abgrenzung von ERP- und Produktdaten

Schauen wir zunächst auf die Aufgaben in einem Unternehmen, die ein ERP abdecken muss. Allgemein gesagt gehören die Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel und Material zu den Kernaufgaben eines ERP-Systems. In Bezug auf Produktinformationen lassen sich die Funktionsbereiche wie Materialwirtschaft, Produktion, Einkauf, Marketing und Verkauf daraus ableiten. Eine erste Schnittmenge zu einen PIM-System zeigt sich, wenn es um Stammdatenverwaltung und Produktdatenmanagement geht.

Ein ERP muss in der Regel 100 Prozent verfügbar sein und rund um die Uhr laufen. Um diese Verfügbarkeit gewährleisten zu können wird es schlank gehalten. Die Daten werden in flachen Strukturen abgelegt und sind auf eine gewisse Breite an Produktinformationen beschränkt.

In einem PIM-System liegt der Fokus auf der Verwaltung von Produktinformationen. Dazu zählen u. a. Produktinformationen wie Beschreibungen, Abmessungen, Farben und technische Eigenschaften, aber auch Informationen, die für Ihr Marketing relevant sind, wie verschiedene Texte oder Media Assets wie Datenblätter, Fotos und Videos. Meist entstehen die Informationen nach und nach während des Lebenszyklus. Hier ist es hilfreich, Unterstützung vom jeweiligen System zu erhalten. Der Feinschliff von Produktdaten erfolgt schließlich über den Veredelungsprozess im PIM, der im Idealfall durch Rollen, Standards und Richtlinien zur Datenqualität führt. Dabei gilt es in den jeweiligen Kanälen oder Kontexten die richtigen Informationen auszuspielen.

Diese Abbildung verdeutlicht: Daten sind nicht gleich Daten. Im blauen Bereich sind alle ERP-Daten aufgeführt, im Roten die Produktdaten. Dies zeigt, dass beide Systeme unterschiedliche Zwecke erfüllen, obwohl sie Überschneidungen haben. Daher gilt es klar Prozesse zu unterscheiden und zu definieren, welches System welche Datenhoheit hat. So vermeiden Sie eine doppelte Datenpflege.

 

Und wenn das ERP-System an seine Grenzen stößt?

Doch warum kann diese Anforderung nur durch ein PIM-System abgedeckt werden? Warum reicht das ERP nicht für das Management aller Daten aus? Die Antwort liegt auf der Hand: Gerade bei der Ausleitung von kanalspezifischen Informationen stoßen Sie mit einer flachen Struktur schnell an Ihre Grenzen. Eine PIM-Lösung bietet Möglichkeiten, Daten und Datenstrukturen je Kanal aufzubauen und zielgruppenspezifischen Content dort zu pflegen, wo er benötigt wird. Ständig ändernde Anforderungen am Markt zwingen das Contentmanagement regelrecht sich diesem anzupassen. Dies kann dann in dem einzelnen Kanal stattfinden, ohne die Datenbasis zu verändern. Ist kein PIM vorhanden, muss der gesamte Ausleitungsprozess manuell stattfinden – und das ist eine Menge Arbeit.

Hinzu kommt, dass Content in unterschiedlichen Sprachen verwaltet und gepflegt werden soll. Auch hier unterstützt ein PIM prozessgesteuert die Übersetzung. Ob dabei auf die Standardfunktion zurückgegriffen werden soll oder die Anbindung einer Übersetzungssoftware notwendig ist, kann im Nachgang geklärt werden.

 

Das PIM-System als zentrale Datendrehscheibe

Eingangskanäle für ein PIM-System:

• ERP-System wie SAP, Infor, Sage, Navision, Dynamics
• CRM-System
• Lieferantendaten
• Translation-Memory-System (TMS)
• Product-Lifecycle-Management (PLM)
• Product-Data-Management (PDM)
• Master-Data-Management-System (MDM)

Ausgangskanäle:

• E-Commerce-Plattform
• elektronische Kataloge wie eClass, ETIM, ARGE
• Master-Data-Management-System (MDM)
• App
• Print-Katalog
• Social Media
• Marktplätze wie Amazon, OTTO, etc.
• Website

Das PIM bezieht seine notwendigen Daten aus unterschiedlichen Systemen – ob aus CRM-, SAP- oder anderen ERP-Systemen. Aus allen Eingangskanälen werden die Daten im PIM aufgenommen, zentralisiert, veredelt und bearbeitet.

Und dann wird es richtig spannend: Denn nach der einfachen und zentralen Datenpflege können alle Informationen per Klick in die richtigen Kanäle verteilt werden. So wird aus dem Traum von kanal- und zielgruppenspezifischen Daten im Handumdrehen Realität.

 

PIM und ERP – das Beste aus beiden Welten

Die ideale Kombination aus ERP-System und PIM-System bietet Ihnen die optimale Lösung für Ihre täglichen Herausforderungen.

ERP-System:

• Ist führend in der Artikelanlage
• Verwaltet und liefert die technischen Daten
• Hält Bewegungsdaten vor

PIM-System:

• Mit prozessgesteuerter Datenpflege und Übersetzungen
• Aktuelle Produktinformationen über Abteilungen hinweg
• „Single-Source-of-Truth“ für die Produktdaten
• Einfache und schnelle Ausleitungen in verschiedene Kanäle mit spezifischen Informationen:
  • Kataloge
  • Websites
  • Shops
  • Kundenspezifische Plattformen und Auslieferungen
• Zielgruppenspezifische Daten können einfach vorgehalten und ausgespielt werden
• Kontextbezogene hohe Datenqualität
• Minimaler Aufwand

Diese PIM-Funktionen optimieren Ihr Produktmanagement

Ein Product Information Management, kurz PIM, unterstützt Sie dabei Ihr Produktmanagement zu digitalisieren und Ihre Wettbewerbsstärke zu sichern. Das klingt vielversprechend, aber wie genau soll das gehen?

Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl an verschiedenen PIM-Systemen mit unterschiedlichen funktionalen Schwerpunkten. Aber welche Funktionen sind für welche Zwecke relevant? Welche Funktionen sind notwendig, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Produktkommunikation auf ein neues Level zu heben? Das sind wichtige Fragen, denen wir in diesem Blogbeitrag auf den Grund gehen. Bevor wir uns eingehend mit den elementaren PIM-Funktionen beschäftigen, gilt es erstmal eine ganz grundlegende Frage zu klären: Was ist ein PIM überhaupt und was kann es?

 

Definition: Was ist ein PIM?

Unter Product Information Management fällt die komplette Verwaltung aller Produktdaten und -informationen aus einem Unternehmen. Technisch wird das Produktinformationsmanagement von einem PIM-System umgesetzt. Ein PIM dient als zentrale Datendrehscheibe und wird an verschiedene Eingangssysteme (CMS, ERP, CRM) angebunden. Im PIM lassen sich alle Produktdatenprozesse realisieren: Daten beschaffen, verwalten, anreichern und ausspielen in unterschiedliche Marketing- und Vertriebskanäle. Sie wollen ganz genau wissen, was ein PIM ist? In unserem Beitrag „Was ist PIM?“ haben wir alle relevanten Informationen für Sie aufbereitet.

Eine PIM-Software können Sie sich als zentrale Plattform für all Ihre Produktdaten vorstellen – die Datendrehschreibe. Produktinformationen und Daten aus unterschiedlichen Eingangssystemen werden zentral gebündelt, gespeichert und können dann von unterschiedlichen Akteuren bearbeitet und in die relevanten Kanäle ausgespielt werden: in den Onlineshop, in Social-Media-Kanäle, Printkataloge, digitale Produktkataloge oder an Lieferanten und Reseller. Das schafft auf Anhieb Ordnung und sorgt für den nötigen Durchblick im gesamten „Daten-Dschungel“.

Eine PIM-Software hat mehrere Bestandteile, die sich aus den vielfältigen Anforderungen an das System ergeben. Die Software übernimmt die Arbeit vieler Akteure – der Allrounder für Ihre Produktdaten.

 

Wann ist ein PIM sinnvoll?

Viele Unternehmen haben für ihren innerbetrieblichen Produktionsprozess ein ERP-System wie Navision oder SAP im Einsatz. Weiterhin gibt es für das Produkt-Marketing oft diverse Web-Auftritte und unterschiedliche Printmedien, für die Produktdaten benötigt werden.

Ohne eine in die Softwarelandschaft des Unternehmens integrierte PIM-Software entstand in der Vergangenheit die Situation, dass die benötigten Daten für Web und Print in ineffizienten Prozessen erstellt und verwaltet wurden. Aus historischen Gründen wurden Print und Web oft auch getrennt betrachtet. Auch schon vorhandene Produktdaten aus dem Warenwirtschaftssystem wurden nur schlecht und umständlich berücksichtigt.

Um diese Systemlücke zu füllen und in diesem Bereich die Effizienz des Arbeitens deutlich zu steigern gibt es PIM-Systeme mit speziellen Funktionalitäten, die im Folgenden beschrieben werden.

 

Anforderungen an die Datenablage

Die Datenhaltung der Produktdaten und weiterer Metadaten für den Marketingprozess im Bereich Print und Web bildet die Grundlage einer PIM-Software. Dieses besitzt unterschiedliche Funktionalitäten und Ansprüche an die Datenablage und an die Datenhaltung. Tauchen wir an diesem Punkt doch etwas tiefer in die Materie ein und schauen uns das genauer an:

Abbildung komplexer Produktdatenstrukturen

Damit die Datenhaltung die Ansprüche erfüllen kann, ist die Abbildung komplexer Datenstrukturen notwendig. Hierzu zählen:

• Die Abbildung unterschiedlicher Objekte wie Produktgruppen, Produkte, Artikel, Unternehmensbereiche, Vertriebsstrukturen
• Hierarchische Produktstrukturen
• Referenzierungen von Artikeln wie „Ersatzteil von“ oder „passt zu“
• Abbildung unterschiedlicher Strukturhierarchien für unterschiedliche Zielsysteme

Keine redundante Datenpflege und -verwaltung

Da Produktdaten in den meisten Fällen für unterschiedliche Medien den gleichen Inhalt haben, sollten diese auch nur einmal gepflegt, geprüft und auch übersetzt werden. Aber Vorsicht: Gleich ist nicht immer gleich. Es gibt immer wieder Ausnahmen. So darf zum Beispiel eine Produktbeschreibung im Web länger sein als jene in einem Printkatalog. Um effizient arbeiten zu können, müssen solche Ausnahmen möglich sein. Mit einem PIM ist es leicht derartige Ausnahmen zu definieren und umzusetzen. Durch die entsprechenden PIM-Funktionen zur Referenzierung von Daten werden diese Anforderungen unterstützt.

Unterstützung komplexer Datenformate

Da es sich bei Produktdaten nicht immer nur um einfache kurze Texte oder numerische Werte handelt, werden auch komplexe Datenformate benötigt. Hierbei sind folgende Formate wichtig:

• Formatierbare Texte
• Von-bis-Felder
• Datumsmerkmale in frei zu definierendem Format
• Auswahlfelder
• Hierarchische Auswahlfelder
• Tabellen, Kreuztabellen
• Felder in denen Medien wie Bilder und PDF-Dokumente abgelegt werden können

Komplexe Suchmöglichkeiten

Ist nun eine zentrale Datenhaltung aufgebaut, wollen Anwender:innen eine effektive Möglichkeit haben die Daten wiederzufinden. Auch hier werden sie durch folgende PIM-Funktionen unterstützt:

• Volltextsuche
• Suche in Teilbereichen der Datenmenge
• Suche nach Objekten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, zum Beispiel „sämtliche Artikel, die in der letzten Woche geändert wurden“ oder Produkte, deren Artikel zum Beispiel das Ersatzteil „4711“ besitzen.

Workflowunterstützung

Um Ihnen bei der Datenanlage und -pflege zu helfen, gibt es PIM-Funktionen zur Workflowunterstützung. Dadurch wird eine parallele Datenpflege durch mehrere Benutzer:innen gewährleistet. Diese behalten so leichter die Übersicht über den „Daten-Dschungel“.

Übersetzungsprozessunterstützung

Um Produkte international zu vermarkten, wird die Übersetzung von Produktdaten und -informationen immer wichtiger. Neben der effizienten Datenpflege sollte auch der Übersetzungsprozess optimal innerhalb einer PIM-Software abgebildet werden. Folgende Punkte wären ideal:

• Einbindung von externen Übersetzungsbüros in den Prozess
• Erstellung von Übersetzungsaufträgen, die einen spezifischen Bereich der Daten und ausgewählte Fremdsprachen definieren
• Transparente Übersicht des aktuellen Übersetzungsstatus
• Automatische Kennzeichnung der Textdaten im System: Was ist hiervon noch zu übersetzen oder was hat sich geändert und muss dadurch neu übersetzt werden?

Medienverwaltung

Produktdaten sind so viel mehr als Texte oder numerische Daten. Denn dazu gehören auch: Bilder, Videos, Dokumente, Datenblätter, Zeichnungen und vieles mehr. Diese unterschiedlichen Formate und Objekte müssen mithilfe der entsprechenden PIM-Funktionen verwaltet werden. Hier werden ebenfalls Suchfunktionalitäten benötigt, aber noch wichtiger ist eine direkte, beidseitige Verknüpfung dieser Objekte zu Produkten und Artikel. Anwender:innen suchen üblicherweise nicht nach einem bestimmten Bild, sondern einem bestimmten Produkt mit den dazu passenden Bildern und Dokumenten. Ist diese PIM-Funktion vorhanden, finden Anwender:innen die passenden Daten auf Anhieb, statt lang danach zu suchen.

Die perfekte Verbindung zwischen den Systemen

Als zentrales Datenhaltungssystem benötigt ein PIM eine Verbindung zu anderen Systemen, wie zum Beispiel zum Warenwirtschaftssystem und zu einem oder mehreren Webshops. Oft gibt es aber auch andere externe Systeme, die einen direkten Zugriff auf die aktuellen Produkt- /Marketingdaten benötigen. Diese Verbindung wird mittels Schnittstellen geschaffen.
Hier unterscheiden wir zwischen zwei Arten: Datei- und Programmschnittstellen. Bei Ersteren werden die Daten zwischen den Systemen mittels Dateien übertragen. Bei Programmschnittstellen werden Daten direkt mittels Software von einem zum anderen System übertragen.

Die üblichen Datenformate für Dateischnittstellen sind csv, xml, json. In einem PIM sollten Import- wie Export-Schnittstellen für diese Dateiformate mittels Konfiguration erstellbar sein. Für speziellere Dateiformate ist gegebenenfalls eine Individualprogrammierung erforderlich.

Bei der Datenübertragung von Programm zu Programm gibt es drei Möglichkeiten:

1. Das Fremdprogramm spricht die Rest-Schnittstelle des PIM-Systems an und kann so auf Daten zugreifen oder auch Daten im PIM-System modifizieren.
2. Mit einer sogenannten Middleware wird eine Schnittstelle zu den zu verbindenden Systemen (z. B. mittels Rest-Service) aufgebaut, um Daten zu übertragen. In dieser Software könnten dann auch komplexere Datentransformationen und Verarbeitungslogiken abgebildet werden.
3. Das PIM-System realisiert die Schnittstelle zum Fremdsystem über eine eingebettete Individualsoftware (Script), die zum Beispiel eine Rest-Schnittstelle des Fremdsystems anspricht.

PIM-Systeme mit einer guten und schnellen Schnittstellenkonfiguration werden in manchen Unternehmen sogar bewusst als Middleware genutzt.

 

Mit einem PIM das Beste rausholen – Von Effizienz bis zur optimierten CustomerExperience

Ausgestattet mit den richtigen Funktionen bietet die Implementierung einer Product-Information-Management-Lösung wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Effizientere Prozesse und Workflows
• Deutlich kürzere Time-to-Market
• Verbesserte Datenqualität durch Zentralisierung aller Produktdaten
• Ermöglichen von Multi- und Omnichannel-Strategien durch konsistente, aktuelle und kanalspezifische Informationen
• Optimierung der Produktbeschreibungen
• Ihr Produkt im besten Licht bei Ihren Kund:innen

Ein PIM liefert Ihnen die optimale Basis, um Ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Dann haben Sie endlich mehr Zeit, Ihren Fokus auf die wichtigen Dinge legen: einzigartige Produkterlebnisse für Ihre Kund:innen zu schaffen und die Customer Experience zu verbessern.

Mit guter Produkt­datenqualität zum Erfolg

Der Trend der Datenqualität steigt – das Thema wird zunehmend wichtiger. Viele sprechen davon, die Qualität ihrer Daten verbessern zu wollen. Die Umsetzung gestaltet sich jedoch oft als eine Herausforderung und ist zeitintensiv, weshalb das Thema häufig neben dem Tagesgeschäft zweitrangig wird. Unterschätzt wird jedoch die enge Verbindung hoher Datenqualität mit dem Unternehmenserfolg. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was eine gute Datenqualität ausmacht und wie Sie in wenigen Schritten die Qualität Ihrer Produktdaten verbessern können.

 

Warum ist die Qualität Ihrer Produktdaten wichtig?

Eine schlechte Qualität der Produktdaten, die auf fehlerhafte oder unvollständige Produktinformationen zurückzuführen ist, führt zu erheblichen Kosten für Unternehmen. In Deutschland wird jede sechste Bestellung unter anderem wegen der Produktbeschreibung an den Händler zurückgeschickt. Dies verursachte Kosten von etwa 5 Milliarden Euro. (Quelle: welt.de)

Wenn Kund:innen einmal schlechte Erfahrungen bei einem Kauf machen, verlieren sie das Vertrauen und bestellen womöglich dort kein zweites Mal. Der Zeitfaktor ist dabei nicht zu unterschätzen. Kund:innen verbringen viel Zeit damit, online nach Produkten und Informationen zu suchen. Fehlende und fehlerhafte Daten beinträchtigen die Seriosität, wodurch es nicht zum Abschluss von Geschäften mit Neukund:innen kommt.

Auch die Auswirkungen von unzureichender Datenqualität auf unternehmensinterner Ebene sind nicht zu unterschätzen. Mitarbeiter:innen haben einen hohen Aufwand bei der Datenerfassung und -prüfung. Zudem ist oft nicht definiert, was eine gute Datenqualität überhaupt ausmacht. Dies führt zu langen Entscheidungswegen, welche eine Koordination und das Management mehrerer Abteilungen voraussetzen. All diese Faktoren führen auf Dauer zu einer Unzufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

Eine gute Produktdatenqualität erhöht dagegen den Unternehmenserfolg und steigert den Umsatz sowie das Vertrauen der Kund:innen in das Unternehmen. Zudem wird die Zufriedenheit der Kund:innen erhöht und Kosten reduziert, die mit Rücksendungen und hohem zeitlichen Aufwand verbunden sind.

 

Was macht eine gute Produktdatenqualität aus?

Eine gute Datenqualität wird durch fünf Kriterien definiert.

1. Aktualität
Ihre Daten spiegeln den aktuellen Zustand wider. Alle Aktualisierungen, zum Beispiel vom Lieferanten, wurden übernommen und Preise sind gültig.

2. Konsistenz
Ihre Produktdaten widersprechen sich nicht und liegen einheitlich vor.

3. Gültigkeit
Ihre Produktdaten sind gültig. Zum Beispiel sind Lizenzen von Produktbildern nicht abgelaufen.

4. Vollständigkeit
Ihr Produktangebot enthält alle notwendigen Attribute und alle Informationen sind gepflegt. Neben dem Preis, Beschreibung, Maße und Bilder sollte auch das passende Zubehör oder Ersatzteil angegeben sein.

5. Korrektheit
Ihre Produktdaten stimmen sachlich mit der Realität überein. Beispielsweise liegen Maßangaben mit einer passenden Einheit vor.

 

Wie können Sie die Qualität der Produktdaten in Ihrem Unternehmen steigern?

Bevor Sie die Qualität Ihrer Produktdaten steigern, sollten Sie sich zunächst über die kommunikativen Ziele im Unternehmen im Klaren sein. Definieren Sie zunächst die Abnehmer Ihrer Daten. Überlegen Sie sich, wo die Produktinformationen dargestellt werden und welche Anforderungen es gibt. Typische Abnehmer sind Onlinekanäle oder Printerzeugnisse. Aufgrund des begrenzten Platzes müssen Produktinformationen auf Flyern oder Datenblättern kurz und präzise dargestellt werden; Platz für viele Bilder und lange Beschreibungstexte ist nicht vorhanden. Im Gegensatz dazu bieten Onlinekanäle ausreichend Platz für ausführliche Informationen. Dort gilt das Prinzip: je mehr, desto besser.

Definieren Sie im nächsten Schritt Ihre Zielgruppe, die Sie mit Ihrer Produktkommunikation erreichen wollen. Setzen Sie auf eine zielgruppenspezifische Ansprache und konzentrieren Sie sich darauf, welche Anforderungen Sie haben.

Auf Basis dieser Informationen können Messkriterien definiert werden, aus denen Sie Ihre Datenqualitätsregeln ableiten können. Ein PIM unterstützt Sie bei der Definition und Überwachung der Regeln. Sind diese einmal hinterlegt, wird bereits bei der Datenerfassung die Qualitätssicherung unterstützt. So erhalten Sie auf einen Blick den Zustand Ihrer Produktdaten und können dort ansetzen, wo es Bedarf an Korrektur oder Ergänzung gibt, um die Qualität zu steigern. Ein PIM-System hilft Ihnen dabei, qualitative und hochwertige Inhalte zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu platzieren. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Sie Ihre Zielgruppe erreichen und effektiver werden. Durch einen zentralen Ort der Datenpflege fallen manuelle Prozesse, lange Recherche- und Entscheidungswege weg. Langfristig tragen Sie so zur Optimierung bei und sparen Zeit und Kosten.

Zusammenfassend können wir feststellen, dass ein effizientes Datenqualitätsmanagement ohne ein PIM-System nicht möglich ist. Starten Sie noch heute mit der Verbesserung Ihrer Produktdaten und tragen Sie zum langfristigen Unternehmenserfolg bei!

Struktur und Akzeptanz: mit System zur schnellen PIM-Einführung

„Digital Transformation“ ist ein Thema, das viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt – gerade wenn es um die Produktkommunikation geht. Die E-Commerce-Branche boomt. Um im harten Wettbewerb zu bestehen, müssen Online-Händler mit weitaus größeren Mengen an Produkten, Produktdaten und Produktinformationen zurechtkommen. Da reicht ein ERP-System oft nicht mehr aus. Produkte müssen mit einer Vielzahl an Informationen, Digital Assets und Produktdaten, wie Texte und Medien angereichert und in viele unterschiedliche Kanäle an verschiedene Zielgruppen verteilt werden, und zwar multichannel. Wie meistern Sie diese Herausforderung? Die Lösung liegt auf der Hand: mit einem Produkt-Informations-Management System, kurz PIM.

Ein PIM-System vereinfacht die Arbeit an Ihren Produktdaten enorm. Denn Sie bearbeiten und pflegen Ihre Produktdaten und Informationen abteilungsübergreifend an einer zentralen Stelle. Durch unterschiedliche Schnittstellen zu anderen Systemen können Sie Ihr PIM-System mit weiteren Funktionen wie zum Beispiel automatisierte Übersetzungen anreichern. Kurz gesagt: Ein PIM-System bringt viele Vorteile mit sich, die Ihre Arbeit und die Produktkommunikation Ihres Unternehmens für die Ansprüche von heute wappnen.

Wenn das so ist, wieso haben dann nicht alle Unternehmen und Online-Shop-Betreiber:innen bereits eine PIM-Software? Weil die Implementierung eines PIM-Systems mit einigen Aufwänden verbunden ist, vor denen viele Verantwortliche zurückschrecken.

 

So wird Ihr PIM-Projekt zum Erfolg

Soll eine neue Software im Unternehmen eingeführt werden, sind die Erwartungen oft sehr hoch. Besonders bei einem Product-Information-Management-System erwarten Mitarbeitende schnelle Resultate durch die erhöhte Datentransparenz, schlankere Prozesse und ein effizienteres Datenmanagement. Gleichzeitig pocht die Geschäftsführung auf eine schnelle Umsetzung bei begrenztem Projektbudget. Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, ist es einerseits wichtig, das PIM reibungslos einzuführen und andererseits bei den Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen zu erzeugen.

Unsere Erfahrung zeigt: Durch aktives Einbinden eines Kernteams und einem erprobten Trainings-Ansatz kann ein PIM-System mit wenig Dienstleistungsaufwand und in kurzer Zeit eingeführt werden. Auf welche vier essenziellen Bereiche Sie achten müssen, damit auch Ihr Projekt gelingt, erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen.

 

PIM bedeutet Teamwork: Auf das richtige Projektteam kommt es an

Wenn Sie ein PIM-System erfolgreich einführen wollen, stellen Sie erst Ihre Taskforce zusammen – Ihr Kernteam. Dieses Team bildet das Fundament und damit den ersten wesentlichen Erfolgsfaktor für eine schnelle Projektumsetzung. Für die Teamgröße gilt: So klein wie möglich, so groß wie nötig. Eine PIM-Software ermöglicht in der späteren Anwendung abteilungsübergreifendes Arbeiten bei der Datenpflege. Daher sollte bei der Auswahl des Kernteams das Know-how verschiedener Abteilungen zusammenfließen – vom Marketing bis zum Produktmanagement. Diese Abteilungen sind Experten für die Produktpalette und wissen genau, welche Produktmerkmale Ihre Kund:innen benötigen. Hier lauert der erste Stolperstein für ein erfolgreiches PIM-Projekt. Vergessen Sie nicht die IT frühzeitig zu beteiligen. Oftmals machen Unternehmen den Fehler, die IT-Abteilung erst mitten im Implementierungsprozess an Bord zu holen. Dabei verfügt gerade die IT-Abteilung über spezifisches Fachwissen, von dem Sie bei der Einführung Ihres neuen PIM-Systems profitieren können. Ihre IT-Abteilung weiß meistens am besten über die aktuelle Softwarelandschaft im Unternehmen Bescheid. Bestenfalls binden Sie Ihre IT-Abteilung mit ein, noch bevor Ihr PIM-Projekt beginnt.

Für eine erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems sind auch die vorhanden personellen Ressourcen ein wichtiges Thema. Achten Sie darauf, das Projektteam für den Projektzeitraum zu entlasten. Ohne die nötigen Ressourcen ist Ihr Projekt zum Scheitern verurteilt.

Zusammenarbeit mit Berater:innen: Holen Sie Profis mit an Bord

Jedes unserer PIM-Projekte ist so einzigartig wie die ganze Produktwelt unserer Kund:innen. Doch eines haben alle Projekte gemeinsam: Es müssen viele Richtungsentscheidungen getroffen werden, bei denen sich schnell Unsicherheit breit macht. Die Korrektur von Fehlentscheidungen ist dabei nicht nur demotivierend für Ihr Team, sondern auch ein gefährlicher Zeitfresser und sollte unbedingt vermieden werden. Doch keine Sorge! Den Weg zum richtigen Datenmodell für Ihre Produkte oder zum passenden Datenpflege-Prozess müssen Sie nicht allein gehen. Ein guter PIM-Anbieter verfügt über eine gute Expertise für eine erfolgreiche Einführung eines PIM. Scheuen Sie sich nicht, Profis mit an Bord zu holen – das erspart Ihnen viel Zeit, Geld und Nerven.

Wir bei ATAMYA setzen auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern. Daher kennen wir die Stolpersteine von PIM-Projekten genau. Dabei hat sich eins gezeigt: Eine schnelle PIM-Implementierung geht einher mit einer strukturierten Vorgehensweise – einer Einführung mit System.

 

Alle sind im selben Boot: Sorgen Sie für Akzeptanz für Veränderung

Die ersten Schritte zur erfolgreichen Einführung Ihres PIM-Systems sind vollbracht: Ihr Projektteam ist sorgfältig zusammengestellt und beginnt im engen Austausch mit Berater:innen mit der Planungs- und Umsetzungsphase Ihres Projekts. Jetzt gilt es, die anfängliche Motivation zu halten und am Ball zu bleiben. Denn mit einem PIM werden sich Prozesse und Workflows für alle Beteiligt grundlegend ändern – und zwar zum Besseren. Eine hohe Akzeptanz gegenüber den anstehenden Änderungen wird die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und den Key-User:innen verbessern und ist so ein Treiber für eine schnelle Projektumsetzung. Schon vor Beginn des Projektes sollten daher alle Beteiligten transparent über die anstehenden Veränderungen informiert werden. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Team und erklären Sie ihm, was sich mit der neuen Software ändern wird und welche Vorteile für die Key-User:innen entstehen. Unsere Erfahrung zeigt sehr deutlich: Für die zentralisierte Datenpflege im PIM, eine moderne Arbeitsumgebung mit konsistenten Produktinformationen und ohne redundante Daten werden die Nutzer:innen ihre bisherigen Excel-Listen gerne aufgeben.

Um auch die letzten Zweifel in Bezug auf ein neues PIM-Systems locker aus dem Weg zu räumen, haben wir für Sie eine Auswahl der wichtigsten Argumente zusammengefasst. In unserer kostenlosen Checkliste erfahren Sie, warum sich eine PIM-Lösung für das ganze Unternehmen lohnt und mit welchen Argumenten Sie Ihre Stakeholder überzeugen.

 

Schulung macht den Meister: Bilden Sie Ihr Kernteam aus

Um die Potenziale Ihres Teams voll auszuschöpfen, sollten alle an einem Strang ziehen und dieselbe Vision verfolgen. Durch frühzeitige Qualifizierung des Kernteams schaffen Sie eine gemeinsame Wissensgrundlage und Sprache, auf deren Basis das Projekt Fahrt aufnehmen kann. Ab dem Rollout des PIM-Systems in die Unternehmensprozesse sollten sich die Nutzerinnen und Nutzer in ihrer Arbeitsumgebung zurechtfinden und wohlfühlen. Sprechen Sie Ihre:n Berater:in darauf an und nutzen Sie ihre bzw. seine Erfahrung, um die individuellen Nutzer:innen mit dem benötigten Wissen auszustatten. Die richtige Schulung zur richtigen Zeit garantiert einen konstanten Projektfortschritt und hält den Fokus auf den wichtigen Themen.

Digitale Systeme zum Managen von Produktdaten

Wer bei Google nach einem digitalen IT-System zum Managen aller Produktdaten im Unternehmen sucht, findet eine Vielzahl von Software-Tools, die namentlich alle etwas mit dem Management von Produkten zu tun haben. So findet sich Software zum Management von Product Data (PDM), Product Lifecycle (PLM), Product Information (PIM), Product Content (PCM), Product Experience (PXM) und Master Data (MDM). Was diese Begriffe bedeuten und welches digitale System welche Anforderungen löst, beantworten wir in diesem Beitrag:

PIM – Product Information Management

Aufgabe einer PIM-Lösung ist es, alle Produktdaten eines Unternehmens zentral und medienneutral zu speichern. Produktdaten sind unter anderem Marketing-Daten wie Beschreibungstexte und Bilder sowie technische Informationen wie Höhe, Länge und Breite. Von der Datenbeschaffung über die Datenanreicherung der Produkte bis zur Ausspielung der Daten in die verschiedensten Verkaufskanäle werden alle Produktdatenprozesse in einem digitalen System unterstützt.

Detaillierte Informationen zum Thema Product Information Management und die Antwort auf die Frage „Warum Produktdaten für Unternehmen so wichtig sind“ erhalten Sie auf unserer Seite „Was ist PIM“.

PCM – Product Content Management

Der Begriff PCM wird von vielen synonym zu PIM verwendet. Andere sehen PCM „nur“ als Anreicherungsfunktion für Produktdaten wie Beschreibungstexte, Eigenschaften und Medien, daher verorten sie PCM nur im PIM-Prozessschritt „Datenanreicherung“. Funktionen wie Datenbeschaffung aus mehreren Quellen, Datenqualitätssicherung und die Ausspielung in viele Vertriebskanäle fehlen demnach einem PCM-System, weshalb PCM nur eine Teilfunktion von PIM ist.

PXM – Product Experience Management

Im modernen Produktvertrieb und Marketing wird versucht, die Customer Experience, also das Einkaufserlebnis der Kunden, möglichst zu maximieren, um hierdurch eine höhere Conversion Rate zu erzielen. Ein Baustein des Kundenerlebnisses ist die Product Experience, die als Grundlage für eine hohe Customer Experience gesehen wird. Hier setzt PXM an: Product Experience Management ist ein relativ neuer Begriff, der die Kernprozesse eines PIMs um einen weiteren Prozessteil erweitert: die „Kontextuierung“.

In diesem Prozessschritt, der zwischen der Datenpflege und -ausspielung stattfindet, werden die Produktdaten um kontext-abhängige Inhalte erweitert. Kontexte sind hierbei zum Beispiel die Anwendung, in der ein Produkt beim Kunden zum Einsatz kommt, oder die Phase des Verkaufsprozesses. Durch unterschiedliche Produktinformationen für z. B. spezielle Anwendungen eines Produktes werden die Kunden ihren Bedürfnissen entsprechend zielgerichteter angesprochen, was sie im besten Fall mit einer Conversion danken.

Weitere Details zu PXM und warum es immer wichtiger wird, finden Sie auf unserer Seite „Was ist PXM“.

 

PDM – Product Data Management

In Abgrenzung von PIM-Systemen, werden in PDM-Lösungen keine Marketing- oder Vertriebsdaten von Produkten, sondern alle Daten, die während des Entstehungsprozesses von Produkten anfallen, gespeichert. PDM-Systeme sind daher vor allem für Hersteller mit einer eigenen Produktentwicklung relevant. Die im Zuge der Produktentwicklung gesammelten Informationen sind bei Herstellern oft die Basis für die Produktinformationen, die für einen Vertrieb der Produkte benötigt und dann in einem PIM-System gespeichert werden. Daher sind PDM- und PIM-Systeme oft miteinander verbunden.

PLM – Product Lifecycle Management

PLM-Systeme helfen bei der Planung und dem Management des Produktentstehungsprozesses. Product Lifecycle Management ist also eine Art spezialisiertes Projektmanagement-Tool für Hersteller von Produkten. Oftmals speichern Product Lifecycle Systeme auch gleich alle beim Entstehungsprozess anfallenden Daten und übernehmen damit zudem die Funktionen von PDM-Systemen. Sie sind also eine Erweiterung von PDM-Systemen und haben diese zumeist abgelöst.

MDM – Master Data Management

Während ein PIM-System nur den Bereich der Produkte betrachtet, gehen MDM-Systeme einen Schritt weiter und managen auch Stammdaten aus anderen Bereichen. Ziel ist die Verbindung unterschiedlicher Datenquellen eines Unternehmens, zur Ableitung qualitativ hochwertiger Geschäftsentscheidungen. Typische Objekte, die ein sogenanntes Multi-Domain Master Data Management System verwaltet, sind neben den Produkten auch Kunden, Kundengruppen, Lieferanten, Partner, Mitarbeiter und Aufträge. Durch die Verknüpfung dieser Objekte miteinander erhält der Nutzer eine Art 360° Sicht auf seine Kunden und Produkte.

Weitere Informationen zu MDM und Beispiele, in denen der Einsatz eines Master Data Management Systems sinnvoll ist, bekommen Sie auf unserer Seite Was ist MDM.

Gegenüberstellung

Die folgende Grafik stellt abschließend alle genannten Begriffe gegenüber. Dabei sieht man beispielsweise, dass PCM „nur“ eine Teilfunktion (Untermenge) von PIM, PDM eine Untermenge von PLM und PXM eine Erweiterung von PIM ist.