Smart Routing: Wie intelligente Workflows 10x schneller entscheiden als Menschen

Smart Routing als Antwort auf Decision Fatigue und manuelle Prozesslast

Produktmanagerin Lisa sitzt vor ihrem Bildschirm und schaut sich das 47. neue Produkt des Tages an. „Braucht das eine CE-Kennzeichnung? Muss das übersetzt werden? Welcher Freigabeprozess ist der richtige?“

Sie ist müde. Es ist 16:47 Uhr und die Entscheidungen werden schwieriger. Bei Produkt Nr. 12 heute Morgen hätte sie wahrscheinlich anders entschieden.

Was Lisa erlebt, ist kein persönliches Versagen, sondern ein bekanntes Phänomen: Decision Fatigue. Und sie kostet Unternehmen jeden Tag Zeit, Geld und Konsistenz.

Die gute Nachricht: Moderne Workflow-Systeme können diese Routine-Entscheidungen komplett übernehmen. Schneller, konsistenter und ohne müde zu werden.

 

Das unsichtbare Zeitfresser-Problem

Ein typischer Tag im Produktmanagement:

• 50+ neue Produkte zu klassifizieren
• Pro Produkt fallen im Schnitt 8 Minuten Entscheidungszeit an
• Das ergibt 6,5 Stunden reine Entscheidungsarbeit
• Für strategische Aufgaben bleibt kaum noch Zeit

Und das ist nur die messbare Zeit. Die versteckten Kosten sind noch größer:

Inkonsistenz: Entscheidungen sind nicht konstant. Montags wird strenger entschieden als freitags. Nach dem Urlaub anders als davor.

Wissensverlust: Was passiert, wenn Lisa krank ist? Oder das Unternehmen verlässt? Fällt eine Person aus, fehlt plötzlich Orientierung.

Fehlende Skalierung: Doppelt so viele Produkte bedeutet doppelt so viele Entscheidungen und doppelt so viel Last für Lisa. Linear. Nicht skalierbar.

 

Die Lösung: Workflows, die mitdenken

Stellen Sie sich vor, Ihr Workflow-System könnte automatisch entscheiden:

• Standardprodukt → Express-Freigabe in 2 Tagen
• Neue Produktlinie → Umfassende Review mit allen Stakeholdern
• Compliance-kritisch → Erweiterte Prüfung mit Legal-Team

Und zwar in 0,3 Sekunden statt 8 Minuten.

Das nennt sich Smart Routing – und es basiert auf klaren Geschäftsregeln, die Sie selbst definieren.

 

Wie Smart Routing funktioniert (ohne Technik-Sprech)

Prinzip 1: Die automatische Weichenstellung

Das Grundprinzip ist einfach: Der Workflow analysiert die vorhandenen Produktdaten und entscheidet selbst, welcher Prozess der richtige ist.

Ein Beispiel aus dem E-Commerce: Wird ein neues Produkt angelegt, prüft das System automatisch, ob es sich um ein Standardprodukt handelt. Ist das der Fall, greift der Express-Workflow. Falls nicht, startet eine erweiterte Prüfung.

Dafür braucht das System keine Magie, sondern drei Dinge: klar definierte Regeln (zum Beispiel: bekannte Produktfamilie plus bekannter Lieferant), Zugriff auf relevante Produktdaten und sauber definierte Workflow-Pfade.

Das Ergebnis ist messbar: In der Praxis durchlaufen rund 67 Prozent der Produkte automatisch den schnellen Pfad – ganz ohne manuelles Eingreifen.

 

Prinzip 2: Prozesse laufen parallel statt nacheinander

Klassische Prozesse arbeiten sequenziell. Erst A, dann B, dann C. Smart Routing denkt parallel.

Ein Produkt soll gleichzeitig in der EU und in den USA verkauft werden. Statt die Prüfungen nacheinander abzuarbeiten, startet das System automatisch mehrere Prozesse gleichzeitig: CE-Kennzeichnung für die EU, FCC-Approval für die USA und die benötigten Übersetzungen für beide Märkte.

Der Effekt ist enorm. Aus sechs Wochen Durchlaufzeit werden zwei. Und das ohne zusätzliches Personal.

 

Prinzip 3: Automatische Eskalation bei Verzögerung

Ein intelligenter Workflow wartet nicht passiv. Er reagiert.

Bleiben beispielsweise Lieferantendaten aus, verarbeitet das System eingehende Informationen sofort weiter. Verzögert sich die Lieferung, wird nach definierten Fristen automatisch der Einkauf informiert. In Sonderfällen kann der Produktmanager jederzeit manuell eingreifen und den Prozess übersteuern.

Das Ergebnis: keine hängenden Workflows und keine vergessenen Aufgaben. Das System kümmert sich selbst um Verzögerungen.

 

Prinzip 4: KI-gestützte Entscheidungen

Bei komplexeren Entscheidungen unterstützt künstliche Intelligenz. Schauen wir als praktisches Beispiel auf den Prozess der Produktkategorisierung: Kommt ein neues Produkt ins System, analysiert die KI Titel, Beschreibung, Preis, Kategorie und ähnliche Produkte aus der Vergangenheit. Auf dieser Basis gibt sie eine Wahrscheinlichkeitsbewertung ab und entscheidet so über den Workflow.

Liegt die Sicherheit über 90 Prozent, läuft das Produkt automatisch durch den Express-Workflow. Zwischen 70 und 90 Prozent reicht ein kurzer Check durch den Produktmanager. Darunter erfolgt eine vollständige manuelle Klassifizierung.

Der Clou: Das System lernt mit. In realen Szenarien steigt die Trefferquote innerhalb weniger Monate deutlich – von anfänglich 73 auf rund 89 Prozent korrekte Entscheidungen.

 

 

Die versteckten Vorteile (die noch wichtiger sind als Speed)

1. Konsistenz statt Bauchgefühl

Vorher: Lisa entscheidet je nach Tagesform, Workload und Laune unterschiedlich.

Nachher: Das System wendet immer dieselben Kriterien an. Produkt Nr. 1 wird genauso behandelt wie Produkt Nr. 500.

Messbar: 94% weniger Prozess-Variationen durch menschliche Faktoren.

2. Vollständige Nachvollziehbarkeit

Vorher: „Warum wurde dieses Produkt so bearbeitet?“ – Niemand weiß es mehr.

Nachher: Jede Entscheidung ist dokumentiert:

• Welche Regel wurde angewendet?
• Wann wurde entschieden?
• Welche Daten waren ausschlaggebend?

Der Compliance-Vorteil: Perfekt für ISO-Audits und Qualitätszertifizierungen.

3. Skalierung ohne Personalkosten

Vorher: Mehr Produkte = mehr Entscheidungen = mehr Personal.

Nachher: Smart Routing kostet gleich viel bei 100 oder 10.000 Produkten täglich.

ROI-Impact: Geschäftswachstum ohne proportionale Kostensteigerung.

4. Kontinuierliche Verbesserung durch Daten

Vorher: „Sind unsere Prozesse optimal?“ – Bauchgefühl-Diskussionen.

Nachher: Konkrete Daten zeigen Optimierungspotenzial:

• „23% der Express-Workflows brauchen doch erweiterte Prüfung“
• „Produkte von Supplier X haben 40% Fehlerquote“
• „A/B-Testing: Routing-Strategie B ist 15% schneller“

 

Der Business Case: Was bringt das konkret?

Realistische Zahlen für ein mittelständisches Unternehmen (500 Produkte/Monat):

PIM und CMS: Die entscheidenden Unterschiede für Ihr Produktdatenmanagement

 

•  Jahres-ROI: €49.140 Einsparung
• Implementierungsaufwand: 2-3 Wochen (inkl. Testing und Optimierung)
• Break-Even: Nach ca. 2 Monaten

 

So überzeugen Sie Ihr Team (die menschliche Seite)

Die größte Hürde ist nicht die Technologie – es ist die Akzeptanz. Häufige Sorgen drehen sich um Jobverlust, Fehleranfälligkeit oder zu spezielle Prozesse. Werfen wir einen genaueren Blick auf die drei häufigsten Ängste und, ob diese gerechtfertigt sind:

„Das System nimmt mir meinen Job weg“

Die Realität: Smart Routing übernimmt die langweiligen Routine-Entscheidungen. Produktmanager gewinnen wertvolle Zeit für:

• Strategische Produktplanung
• Lieferanten-Beziehungen
• Komplexe Sonderfälle
• Innovation statt Administration

„Was wenn das System Fehler macht?“

Die Realität:

• Alle Regeln sind transparent und nachvollziehbar
• Sie definieren die Kriterien selbst
• Ausnahmen können jederzeit manuell übersteuert werden
• Regelmäßige Reviews zur Optimierung

„Unsere Prozesse sind zu speziell für Automation“

Die Realität:

• Starten Sie mit den 80% Standard-Fällen
• Die 20% Spezialfälle bleiben manuell
• Trotzdem 80% Zeitersparnis sofort
• Schrittweise Ausweitung möglich

 

 

Quick-Start: Ihr erstes Smart Gateway in 2 Wochen

Schritt-für-Schritt ohne Technik-Kenntnisse: Der Einstieg in Smart Routing ist einfacher, als viele erwarten. In vier klaren Schritten lässt sich innerhalb von rund zwei Wochen das erste Smart Gateway produktiv einsetzen.

Schritt 1: Identifizieren (1 Tag)

Am Anfang steht eine einfache Frage: Welche Routine-Entscheidung kostet im Alltag aktuell am meisten Zeit? Typische Beispiele sind Fragen, ob ein Produkt übersetzt werden muss, welcher Freigabeprozess der richtige ist oder ob eine Compliance-Prüfung erforderlich ist. Entscheidend ist, dass diese Entscheidung in mindestens 80 Prozent der Fälle eindeutig getroffen werden kann.

Schritt 2: Regeln definieren (2-3 Tage)

Im nächsten Schritt werden die Entscheidungskriterien in einfacher, verständlicher Sprache formuliert. Beim Thema Übersetzung könnte eine Regel zum Beispiel so aussehen: Eine Übersetzung ist erforderlich, wenn die Zielmärkte international sind, die Produktkategorie „Consumer“ lautet und der Preis über 50 Euro liegt. In allen anderen Fällen ist keine Übersetzung nötig. In einem gemeinsamen Workshop werden Sonderfälle besprochen und die Regeln gemeinsam verfeinert.

Schritt 3: Workflow aufsetzen (3-4 Tage)

Nun wird der Workflow technisch umgesetzt – gemeinsam mit dem internen PIM-Team oder mit Unterstützung von ATAMYA. Das Smart Gateway wird eingerichtet, die definierten Regeln implementiert und mit Testdaten durchlaufen. Anschließend folgt ein gezieltes Feintuning.

Schritt 4: Testing & Go-Live (1 Woche)

Vor dem Livegang läuft das System im sogenannten Shadow-Mode parallel zum bestehenden Prozess. Das Team vergleicht Ergebnisse, gibt Feedback und nimmt letzte Anpassungen vor. Nach dem Go-Live sorgt Monitoring für Transparenz, in der ersten Woche unterstützen tägliche Reviews den sauberen Start.

Das Ergebnis: 200+ automatische Entscheidungen pro Monat, 3-5 Stunden/Woche Zeitersparnis pro Person, 100% Konsistenz.

 

Praxisbeispiel: Mittelständischer Elektronikhändler

Ausgangssituation:
Ein mittelständischer Elektronikhändler stand vor der Herausforderung, monatlich rund 350 neue Produkte zu klassifizieren. Zwei Produktmanager waren nahezu vollständig mit dieser Aufgabe beschäftigt. Die Durchlaufzeit lag bei 8 bis 12 Tagen, gleichzeitig war die Fehlerquote bei der Kategorisierung hoch.

• 350 neue Produkte pro Monat
• 2 Produktmanager für die Klassifizierung
• Durchlaufzeit 8-12 Tage
• Hohe Fehlerquote bei der Kategorisierung

Implementierung:
Um die Prozesse zu entlasten, wurde Smart Routing mit drei klar definierten Hauptregeln eingeführt.

1. Produkttyp-basierte Workflow-Auswahl
2. Automatische Compliance-Prüfung nach Warenwert
3. Parallelisierung von Übersetzung und Datenblatt-Erstellung

Ergebnisse nach drei Monaten:
Bereits nach kurzer Zeit zeigen sich deutliche Effekte.

• Durchlaufzeit: von 8-12 Tagen auf 2-4 Tage reduziert
• Produktmanager-Zeit: 50 Prozent mehr Zeit für Strategie
• Fehlerquote: von 15 Prozent auf 2 Prozent gesenkt
• ROI: 4,2x in 12 Monaten
• Skalierung: 40 Prozent mehr Produkte ohne zusätzliches Personal

Die Produktmanager berichten, dass sie durch Smart Routing endlich Zeit für strategische Aufgaben gewonnen haben. Statt repetitiver Entscheidungsarbeit können sie sich auf Lieferanten-Beziehungen, Produktinnovationen und Marktanalysen konzentrieren. Das System übernimmt die Routine-Klassifizierungen verlässlicher und konsistenter, als es manuell möglich wäre.

 

Was kommt als Nächstes?

Im nächsten und letzten Artikel unserer Serie werfen wir einen Blick in die Zukunft: autonomes Produktmanagement. Stellen Sie sich vor, Ihr Workflow-System trifft nicht nur Entscheidungen, sondern optimiert sich selbst kontinuierlich – lernt aus Fehlern, erkennt Muster und passt Prozesse automatisch an, ohne dass Sie eingreifen müssen.

2026 wird ein Produktmanager seinen Tag anders beginnen: Statt 47 Produkten zur manuellen Freigabe findet er einen Report über 47 bereits live geschaltete Produkte vor. Das System hat über Nacht analysiert, kategorisiert, übersetzt, geprüft und optimiert. Vollautomatisiert.

Das klingt nach Science-Fiction? Die Technologie existiert bereits. Im nächsten Artikel zeigen wir Ihnen die 5 Autonomie-Level des Produktmanagements – und wie Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt auf diese Zukunft vorbereiten.

Welche Routine-Entscheidungen kosten in Ihren Produktprozessen am meisten Zeit? Lassen Sie uns gemeinsam evaluieren, welches Smart Gateway Ihnen den größten Mehrwert bringt.