DAM im Mittelstand: Herausforderungen im Umgang mit digitalen Assets und wie ein DAM-System sie löst

Warum digitale Assets im Mittelstand zunehmend komplexer werden

Digitale Assets haben direkten Einfluss auf die Qualität der Kundenansprache, erhalten in vielen mittelständischen Unternehmen jedoch nicht immer die notwendige Priorität. Probleme werden oft erst sichtbar, wenn Suchzeiten steigen oder verschiedene Dateiversionen im Umlauf sind. Gleichzeitig wächst die Menge an Medien rasant: Produktbilder, Videos, PDFs oder Präsentationen müssen für zahlreiche Kanäle und Zielgruppen bereitgestellt werden. Verkürzte Produktzyklen und neue Touchpoints führen dazu, dass immer mehr Varianten eines Assets benötigt werden und die Verwaltung Schritt halten muss.

Viele mittelständische Unternehmen stehen damit vor der Frage, wie sie diese wachsenden Medienbestände effizient organisieren können. Denn ohne klare Struktur entstehen unnötige Suchzeiten, doppelte Datenhaltung oder Fehler durch veraltete Dateien. Ein Digital Asset Management (DAM) bietet genau hier einen Weg, Ordnung in die Medienlandschaft zu bringen und Teams spürbar zu entlasten.

 

Herausforderungen im Mittelstand: Wo digitale Assets zu Herausforderungen werden

Digitale Assets werden in mittelständischen Unternehmen oft dezentral gespeichert und nur punktuell gepflegt. Dateien liegen auf Netzlaufwerken, in persönlichen Ordnern, E-Mails, Cloud-Diensten oder externen Tools, wodurch der Überblick schnell verloren geht. Besonders in kleinen Teams oder bei wachsender Produktvielfalt führen diese unstrukturierten Ablagen zu langen Suchzeiten, fehlerhaften Versionen und aufwendigen Abstimmungen zwischen Marketing, Vertrieb und Produktmanagement.

Für Onlineshops entstehen zusätzliche Herausforderungen. Produktbilder, Grafiken oder Videos müssen in verschiedenen Auflösungen und Formaten für diverse Kanäle bereitgestellt werden. Plattformen wie Marktplätze, Händlerportale oder Social Media stellen dabei unterschiedliche Anforderungen an Größe und Qualität der Medien. Wird ein Asset aktualisiert, ist oft unklar, ob alle Kanäle und Partner die aktuelle Version verwenden. Ohne zentrale Ablage und klare Prozesse ist es für kleine Teams kaum möglich, diese Aufgaben effizient zu bewältigen.

Gerade für mittelständische Onlineshops ist es daher entscheidend, dass digitale Assets klar strukturiert, schnell auffindbar und konsistent gepflegt werden. Hier kommt ein Digital Asset Management (DAM) ins Spiel: Es sorgt im Hintergrund für Ordnung und hält alles sauber strukturiert, ganz ohne Extra-Aufwand für das Team. Dadurch behalten auch kleine Teams die Kontrolle über ihre Medienlandschaft, können neue Produkte schneller bereitstellen und die Qualität ihrer Kundenkommunikation sichern.

Diese Herausforderungen treten im Mittelstand besonders häufig auf. Die Teams sind kleiner, Rollen weniger spezialisiert und die Zeit für strukturierte Medienverwaltung fehlt im Tagesgeschäft. Gleichzeitig wächst der Anspruch an eine konsistente Marken- und Produktkommunikation. Wird eine falsche oder veraltete Datei verwendet, kann das schnell zu Missverständnissen mit Kund:innen oder Händlern führen.

 

Wie ein DAM-System bei der Lösung unterstützt

Ein DAM-System dient im Kern als zentrale Plattform für alle digitalen Medien. Es schafft Ordnung, macht Inhalte schnell auffindbar und sorgt für spürbar effizientere Workflows. Dabei steht nicht die Software im Mittelpunkt, sondern der Nutzen für die Menschen, die täglich mit Medien arbeiten.

Vorteile eines DAM für mittelständische Unternehmen

• Zentrale Ablage aller Medien mit einheitlicher Struktur
• Schnelle Auffindbarkeit durch Suchfunktionen und Filter
• Aktualität und Konsistenz dank Versionierung und klaren Freigaben
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb, Produktmanagement und externen Partnern
• Entlastung kleiner Teams, weil weniger Rückfragen entstehen
• Effizientere Workflows, zum Beispiel beim Austausch mit Händlern oder Agenturen

Effekte, die Unternehmen häufig beobachten

• Reduzierung der Suchzeiten um 30 bis 70 Prozent
• Weniger doppelte Dateien
• Einheitliche Nutzung freigegebener Assets
• Steigende Qualität der Markenkommunikation

 

Praxisnahes Beispiel: Wie ein DAM Mehrwert schafft

Ein mittelständischer Hersteller mit rund 4.000 Produktvarianten steht stellvertretend für viele Unternehmen in dieser Situation: Ein kleines Marketing-Team aus drei Personen bearbeitet täglich Anfragen aus Vertrieb, Produktmanagement und vom Außendienst. Dazu kommen Händler, die regelmäßig Bilder in verschiedenen Formaten benötigen. Die Medien liegen auf einem Server, in über Jahre gewachsenen Ordnerstrukturen, die kaum noch jemand wirklich durchschaut.

Die Folgen sind typisch: Mitarbeitende suchen lange nach den richtigen Bildern. Unterschiedliche Teams verwenden unterschiedliche Versionen einer Datei. Externe Dienstleister müssen regelmäßig auf Material warten. Parallel entstehen neue Medien, die ebenfalls irgendwo abgelegt werden, aber nicht eindeutig zugeordnet sind.

Nach der Einführung eines DAM-Systems hat das Unternehmen eine strukturierte Medienbibliothek geschaffen. Kategorien, Metadaten und Sammlungen sorgen für Ordnung. Das System zeigt klar an, welche Datei die aktuelle Version ist. Händler und externe Partner können über definierte Bereiche selbstständig auf freigegebene Inhalte zugreifen. Die Marketingabteilung erhält deutlich weniger Rückfragen und kann ihren Fokus stärker auf Kampagnen, Content-Erstellung und Markenführung legen.

Dieses Beispiel zeigt, dass ein zentrales DAM-System wie TESSA DAM Teams entlastet, Medien übersichtlich strukturiert und Abläufe deutlich effizienter macht, ohne dass zusätzliche Komplexität für die Mitarbeitenden entsteht.

 

DAM und PIM: Kurzer Blick auf die Ergänzung

Viele mittelständische Unternehmen nutzen zusätzlich ein Produkt-Information-Management (PIM) System, wie ATAMYA, um Produktdaten strukturiert zu managen. Ein DAM ergänzt diese Prozesse sinnvoll, indem es die passenden Bilder, Videos oder Dokumente bereitstellt. Produkt- und Mediendaten lassen sich dadurch sauber miteinander verbinden. Das sorgt für konsistente Ausspielungen in Onlineshops, Katalogen, Händlerplattformen oder Marketingmaterialien. Eine ausführliche Abgrenzung ist hier nicht notwendig, doch das Zusammenspiel beider Systeme unterstützt Unternehmen spürbar bei einer professionellen Produktkommunikation.

 

Fazit: DAM als entscheidender Baustein für effiziente Medienprozesse

Digital Asset Management ist für mittelständische Unternehmen weit mehr als eine technische Lösung. Es ist ein strategischer Baustein, der den Umgang mit digitalen Medien vereinfacht, die Effizienz erhöht und Teams im Arbeitsalltag nachhaltig entlastet. Wer viele Produkte, Varianten oder Kommunikationskanäle hat, profitiert besonders von einer zentralen Medienverwaltung.

Ein DAM-System hilft dabei, Ordnung zu schaffen, Fehler zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern. Dadurch können Unternehmen schneller auf Marktanforderungen reagieren und ihren Kund:innen einheitliche, hochwertige Inhalte bereitstellen.