Von Manuell zu Smart mit automatisierten Produktdaten­prozessen direkt im PIM

Ordnung, Effizienz und Skalierbarkeit im Produktdatenmanagement

Produktportfolios wachsen, die Variantenvielfalt nimmt zu und gleichzeitig steigt der Druck für Unternehmen, neue Produkte schneller und reibungslos auf unterschiedliche Märkte zu bringen. Kund:innen erwarten umfassende und personalisierte Produktinformationen in mehreren Sprachen für ihren bevorzugten Kanal. Doch viele Unternehmen stecken weiterhin in manuellen Prozessen, isolierten Daten, fragmentierten Systemen und langwierigen Freigabeschleifen fest. Die Folge: es kommt zu Datenlücken, unnötigen Verzögerungen und hohen Fehlerquoten. Weitere Faktoren wie neue innovative Technologien, künstliche Intelligenz oder Fachkräftemangel verstärken diese Herausforderungen zusätzlich.

Ein modernes Product Information Management System (PIM) hilft, diese Komplexität zu meistern: Es ermöglicht, Produktinformationen strukturiert zu erfassen, gezielt anzureichern und effizient in alle relevanten Kanäle auszuspielen. Doch erst mit automatisierten, durchgängigen und skalierbaren Prozessen wird daraus ein echter Wettbewerbsvorteil. Genau hier setzt ein PIM wie ATAMYA mit integrierter Workflow Engine an und automatisiert zentrale Abläufe vom Dateneingang bis zur kanalübergreifenden Ausspielung.

Wie Workflows das Produktdatenmanagement transformieren

Flexible Workflows im PIM verändern grundlegend die Art und Weise, wie mit den Produktdaten im PIM-System gearbeitet wird und das nicht nur auf technischer Ebene, sondern vor allem organisatorisch. Anstatt die Verantwortung im Unternehmen auf Einzelpersonen zu verteilen, die manuell Daten bearbeiten oder auf Vollständigkeit prüfen oder auf Zuruf Aufgaben im Team verteilen, übernimmt das PIM automatisiert alle definierten Prozessschritte. So laufen alle Abläufe strukturierter und nachvollziehbarer im Rahmen klar definierter Workflows ab. Und diese lassen sich mithilfe des etablierten BPMN-Standards visuell modellieren.

Workflows steigern die Effizienz und reduzieren Fehler im Produktdatenprozess. Unternehmen profitieren von diesen smarteren Prozessen, denn sie gewinnen an mehr Transparenz, kürzeren Durchlaufzeiten, skalierbaren Abläufen und sind reaktionsfähiger.

 

Voraussetzungen für workflowgesteuerte Prozesse mit einem PIM

Damit Unternehmen ihr volles Potential automatisierter Prozesse im PIM nutzen können, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

Klare Prozessdefinitionen: Nur wer weiß, was passieren soll und wann, kann Prozesse auch automatisieren. Ziele, Abläufe und Zuständigkeiten im Team müssen eindeutig definiert sein. Wichtig ist auch das Verständnis für den Aufbau eines Workflows.

Strukturierte Datenbasis: Ein konsistentes Datenmodell mit definierten Attributen, Validierungsregeln und Pflichtfeldern ist die Grundlage für jede Automatisierung.

Workflow-kompatible Modellierung: Eine integrierte, visuelle Modellierungsumgebung – etwa auf Basis von BPMN 2.0 – erleichtert das Verständnis auch für komplexere Prozesse; diese lassen sich so visuell verständlich umzusetzen.

Aufbauend auf einem soliden strategischen Konzept und klaren Zuständigkeiten steht der Automatisierung produktbezogener Prozesse nichts mehr im Weg.

 

Wie BPMN und PIM sich ideal ergänzen

Die technische Grundlage für diese Automatisierung ist die Modellierung mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), ein weltweit etablierter Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen.

BPMN ermöglicht es, Prozesse visuell und standardkonform zu modellieren und das leicht verständlich für alle Teams. Im PIM lassen sich Produktdatenprozesse mit BPMN-Modellen verknüpfen: Jeder Task kann mit Attributen, Regeln, Zuständigkeiten oder externen Schnittstellen verbunden werden.

Damit wird eine durchgängige, flexible und nachvollziehbare Prozesslogik geschaffen, die jederzeit angepasst und skaliert werden kann.

Praxisbeispiele für smarte Automatisierungen im PIM

Mit einem flexiblen PIM-System wie ATAMYA lassen sich vielfältige Workflows realisieren und Prozesse automatisiert steuern – ad hoc, zeitgesteuert oder vollständig automatisiert

Typische Beispiele aus der Praxis:

1. KI generierte Texterstellung

Ein Produkttext ist unvollständig, inkonsistent oder es soll eine kontextbasierte Variante erstellt werden? Im PIM wird dieser Fall automatisch erkannt, ein KI-basierter Workflow gestartet und auf Basis relevanter Produktattribute (z. B. Maße, Eigenschaften, Materialien) ein optimierter Text generiert. Je nach Vorgabe im Prompt kann dieser sachlich, emotional oder sogar humorvoll formuliert sein. Im Anschluss kann dieser Text zur Freigabe oder Übersetzung weitergeleitet werden.

2. Übersetzungsworkflow für internationale Märkte

Nach erfolgreicher Freigabe eines Textes kann im Workflow geprüft werden, welche Sprachvarianten des Textes bisher nicht zur Verfügung stehen und die Inhalte an ein angebundenes Übersetzungstool wie beispielsweise DeepL oder an Dienstleister gesendet werden und diese spielen die geprüften Übersetzungen wieder ein, ohne manuelles Zutun.

3. Automatisierte Datenblatt-Erstellung

Datenblätter können direkt aus dem Workflow heraus generiert werden. Sobald beispielsweise ein Produkt final freigegeben ist, stößt der Workflow automatisch die Erstellung des passenden Datenblatts an und übergibt es an die entsprechenden Kanäle. Das spart Zeit und sorgt für stets aktuelle Dokumente.

4. Intelligente Aufgabenverteilung

Im Rahmen eines Freigabeprozesses erhält ein:e Mitarbeiter:in eine Aufgabe zum Beispiel.: „Text inhaltlich in Ordnung?“ Je nach Auswahl leitet das System automatisch die nächsten Schritte ein: Beispielsweise zur Veröffentlichung oder Rückgabe an die technische Redaktion zur Überarbeitung.

Neben den genannten Praxisbeispielen lassen sich mit der ATAMYA Workflow Engine noch viele weitere, individuelle Use Cases realisieren. Damit können komplexe Anforderungen im Produktdatenmanagement flexibel und effizient abgebildet werden.

 

Fazit: Produktdaten im Flow – zukunftssicher und automatisiert

Produktdatenprozesse werden komplexer und nicht einfacher: Mehr Märkte, mehr Kanäle, mehr Content, höhere Anforderungen und immer neue Technologien. Wer heute noch auf manuelle Abläufe setzt, verliert wertvolle Zeit und Potenziale in seinen Produktdatenprozessen.

Mit einem PIM-System wie ATAMYA und der integrierten Workflow Engine automatisieren Unternehmen zentrale Produktdatenprozessen, beschleunigen die Time-to-Market ihrer Produkte, sichern die Datenqualität und schaffen die Basis für nachhaltiges, digitales Wachstum.