Das erfolgreiche PIM-Projekt: Was Unternehmen wissen müssen

So gelingt Ihr Projekt zum effizienten Produktdaten­management

Die Implementierung eines Produktinformations­management-Systems (PIM) ist eine der entscheidendsten Maßnahmen für Unternehmen, die ihre Produktdaten effizient verwalten und im E-Commerce erfolgreich sein möchten. Ein PIM-System zentralisiert alle relevanten Produktinformationen, verbessert die Qualität und Konsistenz der Daten und beschleunigt Markteinführungszeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte erforderlich sind, um ein PIM-Projekt erfolgreich umzusetzen und welche Stolperfallen Sie vermeiden sollten.

 

Auswahl des richtigen PIM-Systems

Die PIM-Auswahl ist der erste Schritt in einem erfolgreichen PIM-Projekt. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt, die unterschiedliche Lösungen anbieten. Grundsätzlich sollte ein PIM nicht nur die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen, sondern auch für zukünftige Entwicklungen gewappnet sein. Es sollte mit Ihnen wachsen und sich flexibel an neue Marktbedingungen anpassen können. Vor diesem Hintergrund sind folgende Faktoren bei der Auswahl Ihres PIM-Systems wichtig:

• Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, dass das System mit Ihrem Unternehmen wächst. Es sollte in der Lage sein, auch größere Produktkataloge und mehr Benutzer zu verwalten.
• Integration: Die PIM-Software muss sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen, etwa in ERP- oder CRM-Systeme.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine einfache Bedienoberfläche sorgt für eine schnelle Akzeptanz und effiziente Nutzung.
• Funktionalität: Das PIM sollte alle benötigten Funktionen wie Multichannel-Publishing, Datenvalidierung und Mehrsprachigkeit bieten.

Die Auswahl des Systems erfordert eine gründliche Analyse Ihrer Anforderungen und der Funktionen des Systems. Ein zu schnelles Entscheiden kann dazu führen, dass Sie später Funktionalitäten vermissen oder das System nicht mit Ihren zukünftigen Bedürfnissen skalierbar ist.

 

Auswahl des Implementierungs­partners

Neben der Wahl des passenden PIM-Systems ist auch die Auswahl des richtigen Implementierungspartners entscheidend für den Erfolg Ihres PIM-Projekts. Der Partner sollte nicht nur technische Expertise, sondern bestenfalls auch Erfahrung in der spezifischen Branche und den Anforderungen Ihres Unternehmens haben. Achten Sie also bei der Auswahl des Implementierungspartners auf folgende Kriterien:

• Erfahrung mit PIM-Implementierungen: Der Partner sollte bereits erfolgreiche Implementierungen durchgeführt haben, idealerweise in Ihrer Branche.
• Kompetenz in der Prozessoptimierung: Der Partner sollte Sie nicht nur technisch unterstützen, sondern auch dabei helfen, Ihre internen Prozesse zu optimieren.
• Kundensupport und Schulung: Nach der Implementierung ist es wichtig, dass Ihr Partner auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter anbietet und einen zuverlässigen Support gewährleistet.

Achten Sie darauf, dass der Partner klare Meilensteine definiert und die Projektziele transparent kommuniziert. Ein realistischer Zeitplan und eine detaillierte Planung der Ressourcen sind ebenfalls entscheidend. Die PIM Agentur NETFORMIC beispielsweise verfügt über langjährige Expertise in der PIM-Implementierung und hat umfangreiche Erfahrung aus zahlreichen PIM-Projekten für verschiedenste Branchen.

 

Die Schritte der PIM-Implementierung

Die PIM-Implementierung umfasst mehrere zentrale Schritte, die miteinander verbunden sind. Jeder Schritt sollte sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um spätere Probleme zu vermeiden. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Schritte einer PIM-Implementierung.

 

1. Datenmodell aufsetzen

Der erste Schritt der Implementierung besteht darin, ein solides Datenmodell zu erstellen. Dabei geht es darum, wie Produktinformationen strukturiert und kategorisiert werden. Dies ist eine der wichtigsten Phasen, da ein gutes Datenmodell die Basis für eine effektive Verwaltung und Nutzung der Daten darstellt. Wichtige Überlegungen sind:

• Kategorisierung von Produkten: Bestimmen Sie, wie Ihre Produkte in Kategorien und Unterkategorien unterteilt werden sollen.
• Attributdefinitionen: Definieren Sie, welche Daten-Attribute für jedes Produkt erforderlich sind (z. B. Preis, Farbe, Größe, Material).
• Vererbung von Attributen: Wenn bestimmte Produktattribute auf mehrere Produkte angewendet werden können, definieren Sie dies im Modell.

Ein gut strukturiertes Datenmodell stellt sicher, dass die Produktinformationen konsistent und leicht zu pflegen sind.

 

2. Daten importieren

Nachdem das Datenmodell erstellt wurde, erfolgt der Datenimport. Dabei werden die bestehenden Produktdaten aus verschiedenen Quellen wie Excel-Dateien, ERP-Systemen oder Datenbanken in das PIM-System übertragen. Dieser Schritt erfordert:

• Datenbereinigung: Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, bevor sie in das PIM-System importiert werden.
• Automatisierung: Nutzen Sie möglichst automatisierte Import-Prozesse, um die Effizienz zu maximieren und Fehler zu vermeiden.

 

3. Systeme verbinden

Ein PIM-System funktioniert nur dann effektiv, wenn es mit anderen Systemen in Ihrer IT-Landschaft verbunden ist. Besonders wichtig sind:

• ERP-Systeme: Diese liefern Informationen wie Preise, Lagerbestände und Bestellstatus.
• E-Commerce-Plattformen: Hier werden die Produktdaten für den Verkauf an Endkunden bereitgestellt.
• Marketing- und Vertriebssysteme: Auch CRM-Systeme und Marketingtools sollten mit dem PIM-System verknüpft werden.

Die Schnittstellen zwischen den Systemen müssen effizient und stabil sein, um eine kontinuierliche und fehlerfreie Datenübertragung sicherzustellen.

 

4. Daten ausleiten

Ein wichtiger Schritt in der PIM-Implementierung ist die Daten-Ausleitung. Hierbei geht es darum, die Produktinformationen in die verschiedenen Vertriebskanäle wie den Online-Shop, Marktplätze, Kataloge oder Apps zu übertragen. Dies sollte automatisiert und regelmäßig erfolgen, um stets aktuelle und konsistente Daten zur Verfügung zu stellen.

 

5. Testen

Vor dem endgültigen Launch des PIM-Systems sollte das System gründlich getestet werden. Dies umfasst:

• Funktionalitätstests: Überprüfen Sie, ob alle Funktionen des Systems wie gewünscht arbeiten.
• Datenintegritätstests: Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und in den Systemen fehlerfrei angezeigt werden.
• Benutzerakzeptanztests (UAT): Ihre Mitarbeiter sollten das System testen, um sicherzustellen, dass es benutzerfreundlich ist und ihren Anforderungen entspricht.

 

6. Roll-out und Go-Live

Nachdem das System getestet wurde und alle Anpassungen vorgenommen sind, erfolgt der Go-Live. Der Übergang von den alten Prozessen auf das neue PIM-System sollte reibungslos verlaufen. Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen ein, um auf mögliche unerwartete Probleme schnell reagieren zu können.

 

Was passiert nach dem Abschluss des PIM-Projekts?

Nach der PIM-Implementierung ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Es gibt einige wichtige Aufgaben, die weiterhin kontinuierlich durchgeführt werden sollten:

• Datenpflege: Auch nach dem Go-Live müssen die Produktdaten regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden.
• Schulungen und Support: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um die PIM-Software optimal zu nutzen.
• Optimierung: Nach dem ersten Live-Betrieb können weitere Anpassungen notwendig sein, um das System noch effizienter zu gestalten.

 

Stolperfallen bei der PIM-Implementierung

Ein PIM-Projekt ist eine komplexe Angelegenheit, bei der es einige Stolperfallen gibt, die es zu vermeiden gilt:

• Fehlende Integration: Achten Sie darauf, dass das PIM-System mit anderen wichtigen Systemen (z. B. ERP, E-Commerce) nahtlos integriert wird.
• Unzureichende Datenqualität: Wenn die Produktdaten zu Beginn nicht sauber und vollständig sind, wird die PIM-Implementierung zu einem Problem.
• Unrealistische Zeitpläne: Ein PIM-Projekt braucht Zeit. Vermeiden Sie es, den Zeitrahmen zu knapp zu setzen.
• Mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter: Wenn die Mitarbeiter das neue System nicht akzeptieren oder sich nicht ausreichend mit dessen Funktionen vertraut machen, kann dies die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Daher ist es wichtig, Schulungen anzubieten und die Belegschaft frühzeitig in den Implementierungsprozess einzubeziehen.

 

Fazit

Ein PIM-Projekt ist ein langfristiger und komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Wenn Sie die richtigen Systeme auswählen, den passenden Implementierungspartner finden und alle Phasen des Projekts gewissenhaft umsetzen, werden Sie von den Vorteilen eines PIM-Systems profitieren: eine verbesserte Datenqualität, schnellere Markteinführungen und eine höhere Effizienz im Unternehmen.